Logistics xuôi hướng luôn hướng tới việc xuất hàng nhanh. Khi hàng trả về đến, kho thường có thói quen xếp tạm ở cửa rồi “sau này sẽ phân loại”. Mà “sau này” thì thường là sang tuần sau. Hàng sau bán cần kiểm tra, những món do khách hàng gây ra lỗi, cùng với các linh kiện có thể tân trang để tái sử dụng đều được để chung trên một pallet, trong khi sổ sách vẫn ghi là còn dùng được. Lần xuất hàng tiếp theo có thể sẽ gửi đi những món hàng trả về như hàng mới, trong khi những linh kiện cần sửa chữa lại chẳng tìm thấy.
Logistics ngược không phải chỉ đơn thuần là đưa hàng về là xong. Đó là một hệ thống tồn kho khác. Việc để lẫn các vị trí lưu trữ đồng nghĩa với việc chủ động tạo ra sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
Việc để lẫn như vậy sẽ làm rối cả hai chiều vận hành.
Nhân viên lấy hàng dựa vào vị trí kho, chứ không hề hỏi trước xem món đó có phải là hàng trả về hay không. Bộ phận tài chính nhận đơn hàng dựa trên lượng hàng còn dùng được, mà không kiểm tra xem bộ phận kiểm tra chất lượng đã phê duyệt chưa. Bộ phận chăm sóc khách hàng cam kết “đã nhận được hàng trả về”, nhưng kho lại nói rằng hàng vẫn đang ở khu vực chờ kiểm tra — nơi này chỉ cách khu vực hàng chuẩn một lối đi. Lối đi ấy không phải là rào cản.
Nếu sản phẩm có thể tái chế không được đặt ở trạng thái riêng, kế hoạch tân trang sẽ không thể lên lịch; giá trị còn lại sẽ dần biến thành bụi bặm nơi góc tối. Những món hàng lỗi không được tách riêng còn làm ô nhiễm mẫu kiểm tra ngẫu nhiên, khiến cuộc họp chất lượng bắt đầu tranh cãi “rốt cuộc đây có phải là vấn đề của chúng ta hay không”.
Hàng trả về khi vào kho sẽ được phân thành ba luồng ngay từ đầu.
- Hàng sau bán chờ kiểm tra: phải có vị trí riêng, và trước khi kiểm tra hoàn tất, không được phép đưa vào danh mục hàng có thể bán hoặc có thể nhận.
- Tách biệt hàng lỗi: dù trách nhiệm chưa xác định cũng phải dán nhãn trạng thái, nghiêm cấm dùng chung pallet với hàng chuẩn.
- Sản phẩm có thể tái chế: chỉ được nhập vào phiếu công việc tái chế, và chỉ sau khi hoàn tất kiểm tra mới được đưa trở lại kho hàng chuẩn hoặc kho sản phẩm tái chế riêng.
- Hằng ngày phải thanh lý “hàng chờ kiểm tra quá hạn”; nếu quá hạn thì phải nâng cấp xử lý, không được phép dùng đống hàng chồng chất thay cho quy trình.
Hệ thống số hóa của XYN Tech rất phù hợp để thiết lập quy trình ngược có thể cấu hình, liên kết đơn hàng trả về, kiểm tra chất lượng và trạng thái vị trí kho. Phân tách rõ ràng thì giao hàng xuôi hướng mới ổn định. Để lẫn lộn thì cả hai phía đều bị chậm lại.
