Trên WMS, nhiều khi người ta thường chọn cách làm cho đơn giản: tất cả các SKU đều áp dụng chung một quy tắc lên kệ, một quy trình kiểm kê và một lộ trình lấy hàng. Đối với chuỗi lạnh thì cần duy trì nhiệt độ, đối với hóa chất nguy hiểm thì phải có khu vực cách ly và kiểm tra hai người, còn với những kiện hàng giá trị cao thì cần hạn chế quyền truy cập và thực hiện kiểm tra trước khi xuất kho. Khi các quy tắc bị “bình quân hóa”, trên thực tế, người ta chỉ còn biết dùng lồng sắt, tủ lạnh nhỏ và ngăn kéo để bù đắp. Càng nhiều bản vá bên ngoài hệ thống, WMS chỉ còn lại chức năng quét mã khi nhận – gửi, còn các biện pháp kiểm soát rủi ro cốt lõi vẫn phải dựa vào não bộ con người.
Các loại hàng hóa khác nhau không thể áp dụng cùng một chiến lược. Nhà kho vẫn có thể là ngôi nhà ấy, nhưng chiến lược thì nhất định phải được phân tầng.
Một bộ quy tắc sẽ buộc đội ngũ tại hiện trường phải tự điều chỉnh theo cách riêng của họ.
Nếu chuỗi lạnh được khuyến nghị xếp lên các vị trí thông thường, hàng hóa sẽ vô tình bị đưa vào khu vực nhiệt độ phòng và “để tạm một lúc”. Còn nếu ai cũng có thể lấy hóa chất nguy hiểm, sổ ghi chép việc cấp phát sẽ trở nên giả mạo. Nếu những kiện hàng giá trị cao xuất hiện trong các đợt lấy hàng thông thường, việc mất mát chỉ có thể được xác nhận sau khi sự cố xảy ra. WMS càng đề cao hiệu quả, càng dễ bỏ qua những ràng buộc đặc thù của từng loại hàng hóa; số liệu về hiệu suất càng đẹp, tai nạn lại càng gần kề.
Chu kỳ kiểm kê cũng không thể áp dụng chung một kiểu. Hàng hóa giá trị cao cần kiểm kê hằng ngày, chuỗi lạnh kiểm kê theo ca, hàng nhiệt độ phòng luân chuyển theo vòng tuần hoàn; nếu tất cả đều gộp chung thành kiểm kê hàng tháng, sự khác biệt sẽ bùng nổ ở những nhóm hàng đắt đỏ nhất.
Phân tầng chiến lược theo từng loại hàng hóa.
- Chuỗi lạnh: mỗi vị trí kho đều có dải nhiệt độ riêng, cảnh báo khi dây chuyền bị gián đoạn, hàng vượt ngưỡng nhiệt không được phép nhập vào khu vực bán.
- Hóa chất nguy hiểm: khu vực cách ly, kiểm tra hai người, thẩm định năng lực; việc cấp phát vượt mức sẽ được nâng cấp lên cấp cao hơn.
- Hàng hóa giá trị cao: quyền hạn cấp bậc tại vị trí kho, quét mã lần hai khi xuất kho, kiểm kê được mã hóa; không được phép trộn lẫn trong các đợt lấy hàng thông thường.
- Chiến lược được ghi trong dữ liệu chủ của từng loại hàng hóa; đổi nhà kho không đổi quy tắc, nghiêm cấm việc chỉ dựa vào tên nhà kho để phân biệt.
Hệ thống số hóa của XYN có thể biến chiến lược hàng hóa, vị trí kho và kiểm tra xuất kho thành những quy tắc có thể cấu hình. Giá trị của WMS nằm ở việc thực thi từng chiến lược riêng biệt. Nếu áp dụng chung một bộ quy tắc, thì chẳng khác nào cấp chung một giấy phép cho mọi rủi ro.
