نفس البرغي يُسمّى باسم مختلف عند الشراء، واسمًا آخر في المستودع، ورقمًا آخر في قائمة المواد (BOM). يبدو أن كل ذلك يمكن إدخاله في النظام، لكن عند إجراء الإحصاءات يتحول الأمر إلى ثلاثة أنواع من المخزون. إن وجود عدة رموز لنفس المنتج يجعل الشركة تظن نقصًا في المادة فتقوم بشراء زائد؛ أما وجود عدة منتجات برقم واحد فيؤدي إلى عدم قدرة النظام على منع إرسال المواد الخاطئة. وتُخطئ إدارة البيانات الرئيسية في تشخيص المشكلة على أنها مشكلة في خوارزميات المخزون.
القوة الإنتاجية الأولى في سلسلة التوريد ليست في زيادة عدد المستودعات، بل في أن يكون للمادة الواحدة هوية واحدة فقط.
كيف ينشأ الارتباك؟
شراء طارئ باستخدام رموز مؤقتة، استخدام رقم المادة لدى المورد كرقم داخلي، تغيير المواصفات دون تعديل الرقم وإنما فقط الوصف، وعدم تجميد المواد المتوقفة عن الإنتاج. وكل شخص يسعى للسرعة، فتتحوّل جداول الترميز إلى مكب للنفايات.
أدنى قواعد الحوكمة
- يجب أن تمر المواد الجديدة عبر طلب رسمي، ويُمنع فتح الرموز بشكلٍ ذاتي من قبل الأقسام.
- رمز واحد لكل منتج، وعند تغيير المواصفات يتم رفع الإصدار أو إصدار رقم جديد، مع إنشاء علاقة بديلة.
- يُمنع إعادة استخدام الرموز الملغاة في طلبات الشراء، لكن يمكن تتبع المستندات السابقة.
- يُخزن الوصف ورقم الرسم والمواصفات في مستويات متعددة، ولا يُوضع كل ذلك في حقل الاسم فقط.
نظام XYN الذكي يربط المواد وقائمة المواد (BOM) والمخزون والمشتريات ضمن نظام ترميز واحد. حوكمة البيانات الرئيسية ليست مثيرة للاهتمام، لكنها تحدد مدى موثوقية جميع العمليات التعاونية اللاحقة. يجب أولاً ضمان الهوية الصحيحة، ثم الحديث عن إعادة التموين الذكية.