Dezelfde schroef heeft bij de inkoop één naam, in het magazijn een andere naam en in de BOM weer een andere code. Het lijkt alsof alles in het systeem kan worden ingevoerd, maar bij statistische berekeningen ontstaan er drie verschillende soorten voorraad. Eén product met meerdere codes doet ondernemingen denken dat er tekorten zijn, waardoor ze herhaaldelijk inkopen; één code voor meerdere producten zorgt ervoor dat verkeerd uitgeleverde materialen niet door het systeem worden tegengehouden. Problemen met masterdata worden vaak ten onrechte aangemerkt als problemen met de voorraadberekening.
De eerste productiviteitsfactor in de supply chain is niet meer magazijnen, maar dat één en hetzelfde materiaal slechts één identiteit heeft.
Hoe ontstaat deze verwarring?
Tijdelijke codes voor spoedinkoop, leveranciersmaterialennummers die direct als interne codes worden gebruikt, wijzigingen in specificaties zonder codeaanpassing, alleen beschrijving wordt gewijzigd, en stopgezette materialen die niet worden bevroren. Iedereen wil snel handelen, waardoor de codetabel verwordt tot een vuilnisbelt.
De minimale regels voor governance
- Nieuwe materialen moeten via een aanvraag worden geïntroduceerd; het is verboden dat afdelingen zelfstandig codes toekennen.
- Één product, één code; wanneer de specificaties veranderen, moet de versie of de code worden aangepast, en er moet een substitutierelatie worden vastgesteld.
- Gebruikte codes mogen niet opnieuw worden ingekocht, maar historische documenten blijven wel traceerbaar.
- Beschrijvingen, tekeningen en specificaties dienen in gelaagde vorm opgeslagen te worden; zet ze niet allemaal in het veld voor de naam.
Het digitale intelligentiesysteem van XYN brengt materialen, BOM’s, voorraad en inkoop onder één en dezelfde coderingssysteem. Governance van masterdata is niet sexy, maar bepaalt of alle daaropvolgende samenwerkingen betrouwbaar zijn. Eerst moet de identiteit correct worden toegekend, daarna pas kan men praten over intelligente herbevoorrading.