Dieselbe Schraube wird im Einkauf unter einem Namen geführt, im Lager unter einem anderen und im Stücklisten‑BOM wiederum mit einem eigenen Code. Auf den ersten Blick scheint alles in das System einzugehen, doch bei der Auswertung ergeben sich drei unterschiedliche Bestandsarten. Ein Produkt mit mehreren Codes verleitet Unternehmen dazu, Materialmangel vorzutäuschen und doppelt zu bestellen; ein Code für mehrere Produkte führt dazu, dass falsch gelieferte Teile vom System nicht erkannt werden. Probleme mit den Stammdaten werden häufig fälschlicherweise als Fehler in den Bestandsalgorithmen diagnostiziert.
Die erste Produktivkraft der Lieferkette ist nicht eine größere Anzahl an Lagern, sondern die einheitliche Identität eines jeden Materials.
Wie entsteht diese Unordnung?
Notfallbeschaffungen erhalten Ad-hoc‑Codes, Lieferanten‑Materialnummern werden direkt als interne Codes verwendet, bei Spezifikationsänderungen wird lediglich die Beschreibung angepasst, ohne den Code zu ändern, und stillgelegte Materialien werden nicht gesperrt. Jeder strebt nach Schnelligkeit, und so verwandelt sich die Codetabelle in einen Müllplatz.
Die minimalen Regeln der Datenverwaltung
- Neue Materialien müssen über einen formellen Antrag eingeführt werden; es ist verboten, eigenmächtig neue Codes zu vergeben.
- Ein Produkt – ein Code: Ändert sich die Spezifikation, ist entweder eine Versionsnummer oder ein neuer Code erforderlich, und es sind entsprechende Ersatzbeziehungen anzulegen.
- Verwendete Codes dürfen nicht erneut zur Bestellung genutzt werden, doch historische Dokumente bleiben weiterhin nachvollziehbar.
- Beschreibungen, Zeichnungsnummern und Spezifikationen sollten hierarchisch gespeichert werden; sie dürfen nicht alle in das Namensfeld gepackt werden.
Das digitale System von XYN bringt Materialien, Stücklisten, Bestände und Einkauf unter einer einheitlichen Codierung zusammen. Die Governance der Stammdaten mag wenig attraktiv erscheinen, entscheidet jedoch darüber, ob alle nachfolgenden Koordinationen vertrauenswürdig sind. Zunächst muss die Identität korrekt festgelegt werden, erst dann kann über intelligente Nachbestellungen gesprochen werden.