Cùng một con ốc vít, khi mua sắm gọi một tên, trong kho lại gọi một tên khác, còn trong BOM thì lại có một mã riêng. Nhìn qua thì đều có thể nhập vào hệ thống, nhưng khi thống kê lại thành ba loại tồn kho khác nhau. Một sản phẩm nhiều mã sẽ khiến doanh nghiệp tưởng rằng thiếu nguyên liệu mà mua sắm trùng lặp; một mã nhiều sản phẩm sẽ khiến việc phát nhầm nguyên liệu không thể bị hệ thống ngăn chặn. Vấn đề dữ liệu chủ thường bị chẩn đoán nhầm thành vấn đề thuật toán tồn kho.
Lực lượng sản xuất đầu tiên của chuỗi cung ứng không phải là có thêm nhiều kho, mà là cùng một loại vật tư chỉ có duy nhất một định danh.
Sự hỗn loạn hình thành như thế nào
Mua sắm khẩn cấp dùng mã tạm thời, số hiệu vật tư của nhà cung cấp được coi luôn là mã nội bộ, thay đổi quy cách không đổi mã mà chỉ sửa mô tả, vật tư ngừng sản xuất không được đóng băng. Ai cũng vì muốn nhanh mà bảng mã biến thành bãi rác.
Quy tắc tối thiểu để quản trị
- Vật tư mới phải thông qua thủ tục xin phép, nghiêm cấm bộ phận kinh doanh tự ý tạo mã.
- Một sản phẩm một mã; khi quy cách thay đổi thì nâng phiên bản hoặc cấp mã mới, đồng thời thiết lập quan hệ thay thế.
- Mã đã ngừng sử dụng bị cấm đặt hàng mua sắm tiếp, nhưng các chứng từ lịch sử vẫn có thể truy vết.
- Mô tả, số hiệu bản vẽ, quy cách cần được lưu trữ theo tầng lớp, không nên nhồi nhét hết vào trường tên.
Hệ thống số hóa của XYN đặt vật tư, BOM, tồn kho và mua sắm trên cùng một bộ mã. Quản trị dữ liệu chủ tuy không hấp dẫn, nhưng quyết định liệu tất cả các hoạt động phối hợp sau này có đáng tin cậy hay không. Trước hết phải xác định đúng định danh, rồi mới bàn đến việc bổ sung hàng thông minh.