หลายองค์กรมักโทษว่าความล้มเหลวของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลเกิดจากการเลือกเครื่องมือผิด ไม่ว่าจะเปลี่ยนผู้ให้บริการ เพิ่มหน้าจอ หรือเพิ่มหลักสูตรฝึกอบรม ก็ยังคงทำงานตามแบบเดิมของพนักงานระดับปฏิบัติการ สิ่งที่ยากจริง ๆ คือโครงสร้างองค์กร: ใครต้องดูข้อมูล เมื่อดูแล้วต้องทำอะไรต่อ และหากทำผิดจะถูกปรับหรือไม่ ตำแหน่งงานที่ไม่รู้จักใช้ข้อมูล แม้ระบบจะดีแค่ไหน ก็มีแต่ช่วยสนับสนุนแผนกสารสนเทศเท่านั้น
การพัฒนาให้พนักงานระดับปฏิบัติการใช้ข้อมูลได้นั้น ไม่ใช่การเปิดคลาสวิเคราะห์ข้อมูล แต่คือการผสานข้อมูลเข้ากับการทำงานประจำวันที่เขาทำอยู่แล้ว เพื่อให้การใช้ข้อมูลสะดวกกว่าการไม่ใช้
ทำไมพนักงานระดับปฏิบัติการถึงไม่ใช้ข้อมูล?
เพราะมาตรฐานการรายงานข้อมูลไม่สอดคล้องกับการประเมินผลงานของเขา เมื่อดูแล้วไม่สามารถแก้ไขใบสั่งงาน ปรับตารางการผลิต หรือติดตามงานได้ทันที ดูไปก็เท่านั้น ที่แย่กว่านั้นคือ หากข้อมูลแม่นยำ ก็อาจเผยให้เห็นปัญหาความล่าช้าและการทำงานซ้ำ เมื่อไม่มีผู้บังคับบัญชาคอยรองรับ พนักงานระดับปฏิบัติการก็เลือกที่จะไม่เปิดข้อมูล เครื่องมือยิ่งฉลาดมากเท่าไร การหลีกเลี่ยงก็ยิ่งเด็ดขาดมากขึ้นเท่านั้น
นอกจากนี้ยังมีปัญหาเรื่องเวลา หัวหน้าทีมมีเวลาเพียงสิบนาทีในพื้นที่ปฏิบัติการ ไม่ใช่ในห้องประชุม หากตัวชี้วัดต้องเข้าสู่เมนูสามชั้น ก็แทบจะถือว่าไม่มีอยู่จริง การใช้ข้อมูลได้ ต้องเริ่มจากเปิดได้ ใช้ได้หมด และปิดได้
เริ่มต้นจากตำแหน่งงาน ไม่ใช่จากหลักสูตร
- แต่ละตำแหน่งสำคัญรับรู้เพียงสามตัวเลข: สิ่งที่ควรทำให้เสร็จในวันนี้ ความผิดปกติขณะนี้ และใครควรรับผิดชอบ หากมีตัวเลขมากเกินไป ก็มักถูกมองข้าม
- ผลลัพธ์จากการใช้ข้อมูลต้องถูกบันทึกไว้ในเอกสารส่งมอบและประเมินผลงาน ส่วนการรายงานปากเปล่าโดยไม่ใช้ข้อมูล จะไม่ถือว่าเสร็จสมบูรณ์อีกต่อไป
- อนุญาตให้พนักงานระดับปฏิบัติการทักท้วงมาตรฐานการรายงาน แก้ไขมาตรฐานต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษร และห้ามใช้คำว่า “คุณดูไม่เข้าใจ” มาปิดกั้นการโต้แย้ง
- แผนกสารสนเทศควรทำหน้าที่เป็นโค้ช ไม่ใช่เป็นผู้กรอกข้อมูลแทน: หากต้องกรอกข้อมูลแทนต่อเนื่องสองสัปดาห์ แสดงว่าการออกแบบตำแหน่งงานล้มเหลว ไม่ใช่เพราะขาดคนทำงาน
ระบบดิจิทัลของ XYN เหมาะสำหรับรวมตัวชี้วัดและงานที่ต้องทำไว้บนหน้าจอตำแหน่งงานแบบปรับแต่งได้แผ่นเดียวกัน เมื่อองค์กรเริ่มใช้ข้อมูลได้ เครื่องมือจึงคุ้มค่าที่จะพัฒนาต่อไป เปลี่ยนแปลงตำแหน่งงานก่อน แล้วค่อยพูดถึงแพลตฟอร์มชุดถัดไป
