Muchas empresas atribuyen el fracaso de la digitalización e inteligencia a haber elegido las herramientas equivocadas. Cambian de proveedor, amplían pantallas y añaden cursos de formación, pero el personal de primera línea sigue trabajando según sus hábitos. Lo verdaderamente difícil es la organización: quién debe analizar los datos, qué debe hacerse tras revisarlos y si se será sancionado por cometer errores. Si los puestos no saben utilizar los datos, incluso el mejor sistema solo servirá al departamento de información.
Formar a la primera línea para que use los datos no consiste en impartir cursos de análisis de datos, sino en integrar los datos en las tareas que ya realiza a diario, de modo que usarlos resulte más sencillo que no hacerlo.
¿Por qué la primera línea no utiliza los datos?
La métrica de los informes no coincide con su evaluación. Si tras revisar los datos no se pueden modificar de inmediato las órdenes de trabajo, la planificación de la producción ni las tareas pendientes, entonces leerlos resulta inútil. Peor aún: cuando los datos son precisos, se revelan los retrasos y los retrabajos; y, sin el respaldo de los superiores, la primera línea opta por no abrirlos. Cuanto más inteligentes sean las herramientas, más decidida será la evasión.
También está el problema del tiempo. Los diez minutos que el jefe de equipo pasa en el lugar de trabajo no se pasan en la sala de reuniones. Si para consultar un indicador hay que navegar por tres niveles de menús, ese indicador prácticamente no existe. Saber usar los datos implica, ante todo, poder abrirlos, emplearlos plenamente y cerrarlos.
Empezar desde el puesto, no desde el curso.
- Cada puesto clave solo reconoce tres cifras: lo que debe completarse hoy, las anomalías actuales y quién debe encargarse de ello. Si hay más, terminan siendo ignorados.
- Los resultados del uso de los datos se reflejan en la transmisión de turnos y en la evaluación del desempeño; las informaciones orales sobre no usar datos ya no se consideran como cumplimiento.
- Se permite a la primera línea cuestionar las métricas; cualquier cambio en las métricas debe formalizarse por escrito, y queda prohibido rebatirlo con el argumento “no lo entiendes”.
- El departamento de información debe actuar como entrenador, no como rellenador: si durante dos semanas seguidas se rellena por ellos, ello indica que el diseño del puesto ha fallado, no que falta personal.
El sistema de digitalización e inteligencia de XYN es adecuado para colocar los indicadores y las tareas pendientes en la misma pantalla configurable del puesto. Solo cuando la organización aprende a usar los datos merece la pena seguir incorporando herramientas. Primero se modifican los puestos, luego se habla de la siguiente plataforma.
