Banyak perusahaan mengatributkan kegagalan transformasi digital pada pemilihan alat yang salah. Mereka berganti vendor, menambah layar, atau mengadakan pelatihan, namun para pekerja di lini depan tetap bekerja sesuai kebiasaan. Yang sebenarnya sulit adalah aspek organisasi: siapa yang wajib melihat data, apa yang harus dilakukan setelah melihatnya, dan apakah akan dikenai sanksi jika melakukan kesalahan. Jika posisi tidak mampu menggunakan data, maka sistem sebaik apa pun hanya akan melayani departemen informasi.
Membina lini depan yang mampu memanfaatkan data bukanlah sekadar mengadakan kelas analisis data, melainkan dengan mengintegrasikan data ke dalam aktivitas harian mereka, sehingga menggunakan data menjadi lebih mudah daripada tidak menggunakannya.
Mengapa lini depan tidak menggunakan data?
Standar pelaporan tidak selaras dengan penilaian kinerja mereka. Setelah melihat data, mereka tidak bisa langsung mengubah work order, jadwal produksi, atau tugas follow‑up; hasilnya pun sia‑sia. Lebih parah lagi, ketika data akurat, hal itu justru akan mengungkap keterlambatan dan pekerjaan ulang; tanpa dukungan dari atasan, lini depan pun akan memilih untuk tidak membukanya. Semakin cerdas alatnya, semakin kuat pula upaya untuk menghindarinya.
Selain itu, ada juga masalah waktu. Sepuluh menit yang dimiliki kepala tim di lokasi kerja tidak berada di ruang rapat. Jika suatu indikator harus diakses melalui tiga tingkat menu, maka sebenarnya indikator tersebut tidak ada. Mampu memanfaatkan data berarti pertama-tama harus bisa dibuka, digunakan sepenuhnya, dan ditutup kembali.
Mulailah dari posisi kerja, bukan dari kursus.
- Setiap posisi kunci hanya mengakui tiga angka: apa yang harus diselesaikan hari ini, kondisi abnormal saat ini, dan siapa yang bertanggung jawab menangani. Jika terlalu banyak, maka semua akan diabaikan.
- Hasil penggunaan data dicatat dalam proses serah terima dan penilaian kinerja; laporan lisan tanpa penggunaan data tidak lagi dianggap sebagai pencapaian.
- Izinkan lini depan mempertanyakan standar pelaporan; perubahan standar harus dilakukan secara tertulis, dan dilarang menolak dengan dalih “Anda tidak mengerti”.
- Departemen informasi bertindak sebagai pelatih, bukan sebagai pengisi data: jika dua minggu berturut-turut harus mengisi data, itu menunjukkan bahwa desain posisi kerja gagal, bukan karena kekurangan tenaga kerja.
Sistem transformasi digital XYN cocok untuk menempatkan indikator dan tugas yang harus diselesaikan pada satu layar posisi kerja yang dapat dikonfigurasi. Hanya ketika organisasi mampu memanfaatkan data, barulah alat tambahan patut dipertimbangkan. Ubah posisi kerja terlebih dahulu, baru bicarakan platform berikutnya.
