Molte aziende attribuiscono il fallimento della digitalizzazione all’errata scelta degli strumenti. Cambiano fornitore, aggiungono schermi più grandi e corsi di formazione, ma i dipendenti di prima linea continuano a lavorare secondo le abitudini. La vera sfida è l’organizzazione: chi deve consultare i dati, cosa deve fare una volta letti, e quali sanzioni subirà in caso di errori. Se i ruoli di prima linea non sanno usare i dati, anche il miglior sistema servirà solo al reparto informatica.
Formare i ruoli di prima linea capaci di usare i dati non significa tenere corsi di analisi dei dati, ma integrare i dati nelle attività che già svolgono ogni giorno, rendendo l’uso più semplice dell’assenza di dati.
Perché i ruoli di prima linea non usano i dati?
Le modalità di reporting non corrispondono ai criteri di valutazione. Dopo aver consultato i dati, non si possono modificare immediatamente gli ordini di lavoro, la pianificazione della produzione o le attività in corso; in tal caso, leggere i dati risulta inutile. Ancora peggio, quando i dati sono precisi, vengono rivelati ritardi e ripetizioni di lavoro; senza il sostegno di un superiore, i dipendenti di prima linea preferiscono non aprirli. Più intelligenti sono gli strumenti, più decisa è l’evitamento.
C’è poi il problema del tempo. I dieci minuti del caposquadra sul campo non si svolgono in sala riunioni. Se per consultare un indicatore occorre navigare attraverso tre livelli di menu, significa che quel dato non esiste. Saper usare i dati significa innanzitutto poterlo aprire, utilizzarlo fino in fondo e chiuderlo.
Partire dai ruoli, non dai corsi.
- Ogni ruolo chiave riconosce soltanto tre numeri: quanto dovrebbe essere completato oggi, quali anomalie sono attuali e chi deve occuparsene. Altri dati vengono ignorati.
- I risultati dell’uso dei dati vengono inseriti nel passaggio di consegne e nella valutazione delle prestazioni; le relazioni orali basate su “non uso” non sono più considerate come completamento.
- È consentito ai ruoli di prima linea contestare le modalità di reporting; qualsiasi modifica va formalizzata per iscritto, ed è vietato respingere con frasi del tipo “non lo capisci”.
- Il reparto informatica deve fungere da allenatore, non da sostituto: due settimane consecutive di sostituzione indicano un fallimento nella progettazione del ruolo, non una carenza di personale.
Il sistema di digitalizzazione XYN è ideale per integrare indicatori e attività da svolgere sulla stessa schermata configurabile dedicata al ruolo. Solo quando l’organizzazione saprà usare i dati, avrà senso continuare ad aggiungere nuovi strumenti. Prima si cambia il ruolo, poi si parla di una nuova piattaforma.
