Todos os meses, cada departamento — compras, almoxarifado e finanças — trabalha com sua própria planilha para a conciliação. O pedido tem descontos, a entrada de estoque é feita por lotes e a fatura é consolidada; quando os três lados não se encaixam, começa a discussão. O fornecedor já está cobrando pela fatura, enquanto internamente ainda se procura quem deixou de receber uma caixa. A dificuldade de conciliação não é questão de atitude, mas sim da falta de uma correspondência obrigatória entre os três documentos. Sem regras de correspondência, o portal de colaboração nada mais é do que transferir as disputas para o ambiente online.
O ponto de partida da colaboração financeira é conseguir que pedido, entrada de estoque e fatura estejam alinhados ao mesmo evento de compra. Quando não há correspondência, a automação acaba ampliando os erros de pagamento.
Por que sempre há desalinhamento?
O preço é alterado verbalmente na cotação, mas não é atualizado no pedido. A entrada de estoque é registrada conforme o conhecimento de recebimento, sem considerar o saldo do pedido. A fatura é consolidada mensalmente, e os itens de linha perdem informações sobre os lotes. As diferenças são apagadas pelo princípio de “pagar primeiro para manter a relação”, o que acaba gerando diferenças ainda maiores no mês seguinte. No sistema, os três documentos existem, mas seus chaves primárias simplesmente não coincidem.
Receber sem pedido e pagar sem entrada de estoque são inimigos naturais da correspondência. Basta abrir uma brecha uma única vez para que a taxa de correspondência desabe.
Primeiro é preciso tornar os documentos compatíveis.
- Ao receber, é indispensável referenciar a linha do pedido; quantidades ou preços excedentes devem ser bloqueados, e exceções precisam ser solicitadas separadamente.
- A fatura deve fazer referência à entrada de estoque ou ao pedido; mesmo em casos de faturamento consolidado, é necessário poder desmembrar os itens novamente.
- As diferenças — em quantidade, preço e impostos — devem ser sinalizadas em vermelho no mesmo dia; se não forem resolvidas dentro do prazo, não será permitido emitir novos pedidos para esse fornecedor.
- A taxa de correspondência deve integrar os indicadores conjuntos de compras e armazenagem, proibindo a avaliação exclusiva da pontualidade dos pagamentos.
O sistema digital da XYN permite configurar a correspondência entre o pedido de compra, a entrada de estoque e a fatura. Para resolver a dificuldade de conciliação, é preciso primeiro que os três documentos reconheçam algo em comum. Só assim a colaboração financeira terá um ponto de partida; caso contrário, o portal será apenas um novo campo de batalha.
