Elke maand wordt er afgetrokken; inkopers, magazijnmedewerkers en financiële medewerkers houden elk hun eigen tabel bij. De bestelling kent kortingen, de goederenontvangst is gefaseerd, en de facturen worden samengevoegd; wanneer de drie niet op één lijn staan, ontstaat er een langdurig geschil. De leverancier dringt al aan op betaling volgens de factuur, terwijl intern nog wordt gezocht naar wie er per ongeluk één doos te weinig heeft ontvangen. Het probleem bij afstemming is geen kwestie van attitude, maar het ontbreken van een verplichte match tussen de drie documenten. Zonder strikte matchregels blijft het samenwerkingsportaal slechts een digitale versie van het oude geschil.
Het uitgangspunt voor financiële samenwerking is dat bestelling, goederenontvangst en factuur betrekking hebben op dezelfde inkooptransactie. Wanneer dit niet klopt, vergroot automatisering alleen maar de kans op foutieve betalingen.
Waarom kloppen de documenten dan nooit?
Prijzen worden tijdens de offerteaanvraag mondeling aangepast, maar de bestelling blijft ongewijzigd. Goederen worden bij ontvangst geaccepteerd op basis van het leveringsdocument, zonder rekening te houden met de resterende hoeveelheid op de bestelling. Facturen worden maandelijks samengevoegd, waarbij rij‑items soms de batchgegevens verliezen. Deze verschillen worden tenietgedaan door “eerst betalen om de relatie te behouden”, waardoor de discrepanties in de volgende maand alleen maar groter worden. In het systeem bestaan alle drie de documenten wel, maar de primaire sleutels komen niet overeen.
Goederenontvangst zonder bijbehorende bestelling en betaling voor goederenontvangst zonder officiële goederenontvangst zijn de grootste vijanden van een goede match. Zodra er één keer een uitzondering wordt gemaakt, stort de matchingsgraad in.
Eerst moet er een mogelijkheid tot matchen komen.
- Bij goederenontvangst moet altijd de desbetreffende bestellingsrij worden aangehaald; overschrijdingen en overmatige prijzen moeten direct worden tegengehouden, en uitzonderingen dienen apart te worden aangevraagd.
- Facturen moeten altijd gebaseerd zijn op goederenontvangst of bestelling; zelfs samengestelde facturen moeten weer in afzonderlijke rijen kunnen worden opgesplitst.
- Verschillen (wat betreft hoeveelheid, prijs en belasting) moeten dezelfde dag rood gemarkeerd worden; als ze na de deadline niet zijn opgelost, mag er geen nieuwe bestelling meer bij die leverancier worden geplaatst.
- De matchingsgraad wordt opgenomen als gemeenschappelijke prestatie‑indicator voor inkoop en magazijn; het is verboden om alleen de stiptheid van betalingen te beoordelen.
Met het digitale systeem van XYN kunnen inkoopbestellingen, goederenontvangst en facturen zo worden ingericht dat ze configureerbaar met elkaar kunnen worden vergeleken. Om afstemming te vergemakkelijken, moeten de drie documenten eerst eens over één ding eens zijn. Zodra dat gebeurt, krijgt financiële samenwerking een echt startpunt; als dat niet gebeurt, blijft het portaal slechts een nieuw slagveld.
