Setiap bulan, bagian pembelian, gudang, dan keuangan masing-masing memegang satu lembar tabel. Pesanan ada diskon, penerimaan barang dibagi menjadi beberapa batch, faktur digabung; jika ketiganya tidak cocok, maka terjadilah perdebatan panjang. Pemasok sudah menagih berdasarkan faktur, sementara di internal masih mencari siapa yang kurang menerima satu karton. Kesulitan rekonsiliasi bukan masalah sikap, melainkan karena ketiga dokumen tersebut belum memiliki aturan pencocokan yang wajib diterapkan. Tanpa aturan pencocokan, portal kolaborasi hanyalah memindahkan perdebatan ke ranah digital.
Titik awal kolaborasi keuangan adalah ketika pesanan, penerimaan barang, dan faktur dapat saling mencocokkan untuk satu kejadian pembelian yang sama. Jika tidak cocok, otomatisasi justru akan memperbesar kesalahan pembayaran.
Mengapa selalu tidak cocok?
Harga diubah secara lisan saat melakukan permintaan penawaran, namun tidak diubah pada pesanan. Penerimaan barang dilakukan berdasarkan surat jalan, tanpa memeriksa sisa pesanan. Faktur dirangkum per bulan, dengan item baris yang kehilangan informasi batch. Perbedaan ini kemudian “dihilangkan” karena alasan “mempertahankan hubungan dengan membayar lebih dulu”, sehingga perbedaan bulan berikutnya justru semakin besar. Di dalam sistem, ketiga dokumen tersebut tetap ada, hanya saja kunci utamanya tidak saling terhubung.
Tidak ada penerimaan barang tanpa pesanan, dan tidak ada pembayaran tanpa penerimaan barang, merupakan musuh utama dari pencocokan. Sekali dibuka celah, tingkat pencocokan akan langsung anjlok.
Pertama-tama, pastikan bahwa ketiganya dapat dicocokkan.
- Penerimaan barang harus merujuk pada baris pesanan; jika terjadi kelebihan penerimaan atau kelebihan harga, harus segera dicegah, dan pengecualian harus diajukan secara terpisah.
- Faktur harus merujuk pada penerimaan barang atau pesanan; bahkan saat melakukan pemaduan faktur pun harus tetap memungkinkan pemisahan kembali ke baris-baris asalnya.
- Perbedaan (kuantitas, harga, pajak) harus ditandai dengan warna merah pada hari yang sama; jika tidak diselesaikan tepat waktu, tidak boleh lagi memberikan pesanan baru kepada pemasok tersebut.
- Tingkat pencocokan dimasukkan sebagai indikator bersama bagi bagian pembelian dan gudang, serta dilarang hanya menilai ketepatan waktu pembayaran.
Sistem digital XYN mampu membuat pesanan pembelian, penerimaan barang, dan faktur menjadi dapat dikonfigurasi untuk pencocokan. Untuk mengatasi kesulitan rekonsiliasi, pertama-tama buat ketiga dokumen tersebut sepakat pada satu hal. Jika sudah sepakat, barulah kolaborasi keuangan memiliki titik awal; jika tidak, portal hanyalah medan pertempuran baru.
