Mỗi tháng đối chiếu, bộ phận mua sắm, kho bãi và tài chính mỗi bên giữ một bảng. Đơn hàng có chiết khấu, nhập kho chia thành nhiều đợt, hóa đơn lại gộp chung; khi ba bên không khớp thì bắt đầu họp tranh cãi. Nhà cung cấp đã căn cứ vào hóa đơn để đòi tiền, trong khi nội bộ vẫn đi tìm xem ai đã thu thiếu một thùng. Khó đối chiếu không phải do thái độ, mà là vì ba chứng từ chưa được thiết lập quy tắc khớp bắt buộc. Thiếu quy tắc khớp, cổng thông tin hợp tác chỉ đơn thuần chuyển việc tranh cãi lên môi trường trực tuyến.
Điểm khởi đầu của hợp tác tài chính là phải đảm bảo rằng đơn hàng, nhập kho và hóa đơn đều liên quan đến cùng một sự kiện mua sắm. Nếu không khớp, hệ thống tự động sẽ làm gia tăng sai sót trong thanh toán.
Vì sao luôn không khớp?
Giá cả khi hỏi giá được thay đổi bằng miệng, nhưng đơn hàng thì chưa được cập nhật. Nhập kho nhận theo phiếu giao hàng, không kiểm tra số dư trên đơn hàng. Hóa đơn tổng hợp theo tháng, các dòng chi tiết bị mất lô hàng. Những khác biệt này bị “bảo trì quan hệ trước khi thanh toán” xóa bỏ, khiến cho tháng sau lại càng chênh lệch lớn hơn. Trong hệ thống, ba chứng từ đều tồn tại, chỉ là khóa chính không khớp nhau.
Không có đơn hàng thì không nhận hàng, không có nhập kho thì không thanh toán — đây chính là kẻ thù của việc khớp. Chỉ cần mở một kẽ hở, tỷ lệ khớp sẽ sụp đổ.
Trước hết phải làm sao để có thể khớp được.
- Khi nhận hàng nhất định phải trích dẫn dòng đơn hàng; nếu nhận thừa hoặc tính giá quá cao thì phải chặn lại, trường hợp ngoại lệ phải nộp đơn xin phép riêng.
- Hóa đơn nhất định phải trích dẫn nhập kho hoặc đơn hàng; ngay cả khi gộp hóa đơn cũng phải có khả năng tách thành từng dòng.
- Các khoản chênh lệch (về khối lượng, giá cả, thuế) phải được đánh dấu đỏ ngay trong ngày; nếu quá hạn mà chưa được xử lý thì không được phép đặt đơn hàng mới với nhà cung cấp đó.
- Tỷ lệ khớp trở thành chỉ tiêu chung của bộ phận mua sắm và kho bãi, nghiêm cấm chỉ đánh giá theo tỷ lệ thanh toán đúng hạn.
Hệ thống số hóa của XYN có thể biến đơn hàng mua sắm, nhập kho và hóa đơn thành những chứng từ có thể cấu hình để khớp. Khó đối chiếu, trước hết hãy để ba chứng từ cùng đồng ý về một điều. Khi đã đồng ý, hợp tác tài chính mới có điểm khởi đầu; nếu không, cổng thông tin chỉ là chiến trường mới.
