Co miesiąc dokonuje się rozliczenia, przy czym zakupy, magazyn i dział finansowy posiadają każdy swój wykaz. Zamówienia są obciążone rabatami, przyjęcie towaru odbywa się w partiach, faktury są łączone; gdy trzy dokumenty nie zgadzają się, rozpoczyna się spór. Dostawca już naciska zgodnie z fakturą, a wewnętrznie nadal szuka się, kto pominięty razem z jedną kartonową partią. Trudności w rozliczeniu wynikają nie z postawy, lecz z braku obligatoryjnego dopasowania trzech dokumentów. Bez zasad dopasowania portal współpracy po prostu przenosi spory do środowiska online.
Początkiem finansowej współpracy jest to, aby zamówienie, przyjęcie towaru i faktura odnosiły się do tego samego zdarzenia zakupowego. Gdy nie ma takiego dopasowania, automatyzacja tylko powiększa błędy płatności.
Dlaczego zawsze dochodzi do niezgodności?
Ceny są modyfikowane ustnie podczas uzyskiwania ofert, ale nie są aktualizowane w zamówieniu. Przyjęcie towaru dokonywane jest na podstawie listy dostaw, bez uwzględniania pozostałych pozycji z zamówienia. Faktury są sumowane miesięcznie, przy czym w pozycjach tracą się informacje o partiach. Różnice zostają „usunięte” poprzez „najpierw zapłacić, by utrzymać relację”, co w kolejnym miesiącu jeszcze bardziej zwiększa różnice. W systemie wszystkie trzy dokumenty istnieją, ale ich klucze główny nie są ze sobą zsynchronizowane.
Brak przyjęcia towaru zgodnie z zamówieniem oraz brak płatności za przyjęcie towaru stanowią naturalne wrogi dopasowania. Już jedno otwarte okienko wystarczy, by wskaźnik dopasowania drastycznie spadł.
Najpierw należy osiągnąć możliwość dopasowania.
- Przyjęcie towaru musi odwoływać się do pozycji z zamówienia; nadprzyjęcie i nadwyżka cenowa są blokowane, a wyjątki wymagają osobnego zezwolenia.
- Faktura musi odwoływać się do przyjęcia towaru lub zamówienia; nawet łączenie faktur musi umożliwiać rozdzielanie pozycji.
- Różnice (ilościowe, cenowe, podatkowe) są oznaczane na czerwono w dniu wystąpienia; jeśli nie zostaną uregulowane w terminie, nie można już wystawiać nowych zamówień dla danego dostawcy.
- Wskaźnik dopasowania staje się wspólnym wskaźnikiem dla działów zakupów i magazynu; zabrania się oceniania wyłącznie terminowości płatności.
System cyfrowy XYN pozwala na konfigurowalne dopasowanie zamówień zakupowych, przyjęć towaru i faktur. Aby ułatwić rozliczenia, najpierw trzeba sprawić, by te trzy dokumenty przyjęły wspólną rzecz. Jeśli to nastąpi, finansowa współpraca będzie miała punkt wyjścia; jeśli nie, portal stanie się tylko nowym polem bitwy.
