Her ay yapılan hesap mutabakatında, satın alma, depo ve maliye birer tablo tutar. Siparişlerde indirimler, mal kabullerinde parti ayrımı, faturalarda ise birleşimler söz konusudur; üç taraf arasında uyum sağlanamadığında ise tartışmalar başlar. Tedarikçi fatura üzerinden ödemeyi talep ederken, şirket içinde hâlâ kimin bir kutuyu eksik aldığı aranmaktadır. Hesap mutabakatının zorluğu, tutum meselesi değil; üç belgenin zorunlu eşleştirilmesinin sağlanmamasından kaynaklanır. Eşleştirme kuralları yoksa, iş birliği portali sadece tartışmaları çevrimiçi ortama taşımaktan ibaret kalır.
Mali iş birliğinin başlangıç noktası, sipariş, mal kabul ve faturanın aynı satın alma olayına ilişkin olarak birbiriyle uyuşabilmesidir. Uyuşmazlık halinde, otomasyon yanlış ödemeleri daha da büyütebilir.
Peki neden sürekli uyum sağlayamıyoruz?
Fiyatlar teklif aşamasında sözlü olarak değiştirilir, ancak siparişte bunlar düzeltilmez. Mal kabul teslimat fişi doğrultusunda yapılır, siparişte kalan miktar göz önünde bulundurulmaz. Faturalar aylık toplam yapılır, satır kalemleri arasında parti numarası kaybolur. Bu farklılıklar “önce ödeme, sonra ilişki koruma” mantığıyla ortadan kaldırılır; sonuç olarak ertesi aydaki fark daha da büyür. Sistemde üç belge de mevcuttur; ancak anahtar değerler birbirine bağlanamamaktadır.
Siparişsiz mal kabulu ve mal kabulsüz ödeme, eşleştirmenin en büyük düşmanıdır. Bir kez açık kapı bırakıldığında, eşleştirme oranı çöker.
Öncelikle eşleştirilebilir hale getirilmeli.
- Mal kabul sırasında mutlaka sipariş satırı referans alınmalı; fazla alınan ürün ve fazla ödenen tutar engellenmeli, istisnalar için ayrı başvuru yapılmalıdır.
- Faturalar mutlaka mal kabul veya sipariş referanslı olmalı; birleşik faturalar bile satır düzeyinde ayrılmayı mümkün kılmak gerekir.
- Farklılıklar (miktar, fiyat, vergi) gün içinde kırmızı renkle işaretlenmeli; süresi geçen ve hâlâ kapalı olmayan durumlar, ilgili tedarikçiye yeni sipariş verilmesine engel oluşturmalıdır.
- Eşleştirme oranı, satın alma ve depo birimlerinin ortak göstergesine dahil edilmeli; yalnızca ödeme zamanında yapılması değerlendirme kriteri yasaklanmalıdır.
XYN’in dijitalleşme sistemi, satın alma siparişleri, mal kabulleri ve faturaları yapılandırılabilir eşleştirmeye dönüştürebilir. Hesap mutabakatı zorluğu karşısında, öncelikle üç belgenin aynı konuda hemfikir olmasını sağlamalıyız. Hemfikir olursa, mali iş birliğinin başlangıcı oluşur; hemfikir olmazsa, portal sadece yeni bir savaş alanı haline gelir.
