ประโยคที่พนักงานวางแผนคุ้นเคยที่สุดคือ “วันพุธหน้าต้องถึงแน่นอน” พอถึงวันพุธแล้วของยังไม่มา ก็เลื่อนไปเป็นวันศุกร์ เลื่อนอีกครั้งเป็นสัปดาห์หน้า กำหนดส่งทางวาจาแทบจะมักเป็นไปในเชิงบวกเสมอ: ผู้จัดจำหน่ายต้องรับออเดอร์ ฝ่ายจัดซื้อต้องคอยปลอบใจฝ่ายผลิต ความคาดหวังเชิงบวกจากสองฝ่ายนี้ทับซ้อนกันบนแผนความต้องการวัสดุ หากขาดวัสดุ ก็มักเกิดขึ้นในช่วงที่งานยุ่งที่สุด
การรับประกันกำหนดส่งที่พูดกันปากเปล่าไม่น่าเชื่อถือ ไม่ใช่ว่าผู้จัดจำหน่ายทุกคนโกหก แต่เป็นเพราะไม่มีอัตราการปฏิบัติตามสัญญาในอดีตมาใช้ปรับแก้ ใครส่งตรงเวลาบ่อยครั้ง ใครมักล่าช้าสองวัน ใครเพิกเฉยเฉพาะช่วงไฮซีซัน—เรื่องเหล่านี้ควรเขียนไว้ในแผน ไม่ใช่ใส่ลงไปในอารมณ์ความรู้สึก
กำหนดส่งทางวาจาทำลายแผนได้อย่างไร
MRP จะดำเนินการตามวันที่รับปาก ส่วนโรงงานจะจัดตารางการผลิตตามผลลัพธ์ที่ออกมา เมื่อคำมั่นสัญญาคลาดเคลื่อน ทั้งงานระหว่างทำ งานภายนอก และการทำงานล่วงเวลา ล้วนต้องจัดตารางใหม่ การจัดตารางใหม่เองก็กินเวลานานและยังสร้างภาพลักษณ์ว่า “แผนไม่แม่นยำ” ครั้งหน้า ทีมงานภาคสนามยิ่งไม่เชื่อแผน แต่กลับเชื่อสายโทรศัพท์ตามเร่งของมากกว่า
การตามเร่งผู้จัดจำหน่ายทุกรายอย่างเท่าเทียม ผู้ที่ส่งตรงเวลาอาจถูกตามจนเบื่อ ส่วนผู้ที่ผิดสัญญาจะถูกกลืนหายไปในรายชื่อ ไม่มีอัตราการปฏิบัติตามสัญญา การตามเร่งจึงไม่มีจุดเน้น ขณะที่ต้นทุนด้านความสัมพันธ์กลับสูงมาก
ใช้อัตราการปฏิบัติตามสัญญาในการปรับแก้สามเรื่อง
- สำหรับผู้จัดจำหน่ายแต่ละราย ให้คำนวณการกระจายจำนวนวันส่งตรงเวลาและล่าช้า พร้อมเพิ่มฟังก์ชันบัฟเฟอร์หรือลดระดับโดยอัตโนมัติเมื่อถึงวันที่รับปาก
- ผู้จัดจำหน่ายที่มีค่าต่ำกว่าเกณฑ์ คำสั่งซื้อใหม่ต้องวางเงินมัดจำหรือลดขนาดล็อต ห้ามอาศัยแค่การเร่งงานเท่านั้น
- ในแผนแสดงปริมาณที่ใช้ได้ โดยแยกเป็นสองคอลัมน์ “คำมั่นสัญญา” กับ “การปรับแก้ตามสถิติ” ที่ประชุมจะยอมรับเฉพาะคอลัมน์ที่ปรับแก้แล้วเท่านั้น
- อัตราการปฏิบัติตามสัญญาจะถูกบันทึกเป็นผลการประเมินการจัดซื้อประจำเดือน คำชมเชยทางวาจาไม่สามารถทดแทนข้อมูลได้อีกต่อไป
ระบบดิจิทัลของ XYN สามารถกำหนดค่าและประสานงานให้การรับสินค้า วันที่รับปาก และสถิติความล่าช้า กลายเป็นข้อมูลที่ปรับแต่งได้ เพื่อให้กำหนดส่งน่าเชื่อถือ ต้องให้ประวัติศาสตร์เป็นผู้บอกเล่าก่อน ถ้าประวัติศาสตร์ไม่ถูกนำเข้าสู่แผน สายโทรศัพท์ก็จะดังอยู่ตลอดเวลา
