Ayat yang paling biasa didengar oleh juruancang ialah “pasti sampai pada Rabu depan”. Apabila tiba hari Rabu tetapi barang masih belum tiba, tarikh diubah lagi kepada Jumaat, kemudian kepada minggu hadapan. Tarikh penghantaran secara lisan hampir sentiasa bersifat optimistik: pembekal perlu menerima pesanan, manakala bahagian pembelian pula perlu menenangkan pihak pengeluaran. Optimisme kedua-dua pihak ini digabungkan dalam satu jadual keperluan bahan, menyebabkan kekurangan bahan sering berlaku pada waktu paling sibuk.
Janji tarikh penghantaran tidak boleh dipercayai; bukan kerana semua pembekal berbohong, tetapi kerana tiada kadar pematuhan sejarah yang digunakan untuk membuat penyesuaian. Siapa yang selalu tepat masa, siapa yang sering lewat dua hari, dan siapa yang hanya gagal memenuhi janji pada musim puncak—semua maklumat ini sepatutnya dimasukkan ke dalam rancangan, bukannya hanya dicatat sebagai emosi.
Bagaimana tarikh penghantaran lisan merosakkan rancangan
MRP dilaksanakan mengikut tarikh yang dijanjikan, manakala bengkel mengatur pengeluaran berdasarkan hasil tersebut. Apabila janji itu tidak dipenuhi, semua aktiviti dalam proses, subkontrak dan kerja lebih masa akan disusun semula. Susunan semula itu sendiri memerlukan banyak masa dan tenaga, malah turut menimbulkan persepsi bahawa rancangan tidak tepat. Pada kali berikutnya, pihak lapangan semakin kurang mempercayai rancangan, sebaliknya lebih mempercayai panggilan meminta penghantaran.
Meminta penghantaran daripada semua pembekal dengan sama rata; pembekal yang tepat masa pula akan berasa terganggu, sementara mereka yang sering gagal memenuhi janji akan tenggelam dalam senarai. Tanpa kadar pematuhan, usaha meminta penghantaran menjadi tidak terarah, sedangkan kos hubungan pula meningkat.
Menggunakan kadar pematuhan untuk memperbaiki tiga perkara
- Setiap pembekal bahan mengira taburan hari tepat masa dan keterlambatan, serta secara automatik menambah ruang sedia ada atau menurunkan taraf pada tarikh yang dijanjikan.
- Pembekal yang berada di bawah paras ambang, pesanan baharu mestilah dibayar terlebih dahulu atau jumlah pesanan dikurangkan; mereka tidak boleh bergantung sepenuhnya pada permintaan segera.
- Dalam paparan ketersediaan, dua lajur “janji” dan “penyesuaian statistik” ditampilkan; mesyuarat hanya mengiktiraf lajur penyesuaian.
- Kadar pematuhan dikemaskini setiap bulan sebagai penilaian prestasi pembelian; pujian lisan tidak lagi menggantikan data.
Sistem digital XYN dapat menjadikan rekod penerimaan, tarikh janji dan statistik keterlambatan sebagai mod konfigurasi yang boleh diselaraskan. Supaya tarikh penghantaran dipercayai, sejarah haruslah menjadi saksi terlebih dahulu. Jika sejarah tidak dimasukkan ke dalam rancangan, panggilan telefon akan sentiasa berbunyi.
