الجملة التي يجيدها مخططو الإنتاج أكثر من غيرهم هي: «بالتأكيد سيصل يوم الأربعاء القادم». وعندما لا تتوفر البضائع يوم الأربعاء، يتم تأجيل الموعد إلى الجمعة، ثم إلى الأسبوع التالي. إن المواعيد الشفهية غالباً ما تكون متفائلة: فالموردون يريدون قبول الطلبات، والمشتريات تسعى لتهدئة الإنتاج. ويتراكب هذا التفاؤل من الجانبين على قائمة احتياجات المواد، مما يؤدي إلى نقص في المواد في أشد الأوقات ازدحاماً.
الالتزام بالمواعيد الشفهية لا يمكن الوثوق به؛ فالأمر ليس أن الموردين جميعاً يكذبون، بل لأننا لا نستخدم معدلات التنفيذ السابقة لتصحيح هذه الوعود. فمن يلتزم بالمواعيد دائماً، ومن يتأخر يومين، ومن يخيب الوعد فقط في موسم الذروة—كل ذلك ينبغي أن يُدرج في الخطة، لا في المشاعر.
كيف تدمر المواعيد الشفهية الخطة؟
يُنفّذ نظام MRP وفقاً ليوم الالتزام، بينما يُرتّب ورش العمل الإنتاج وفقاً لنتائج هذا التنفيذ. وعندما يتبخر الالتزام، تُعاد جدولة كل شيء: الإنتاج الجاري، والتعاقد الخارجي، والعمل الإضافي. وهذه إعادة الجدولة بحد ذاتها تستهلك أيام عمل، كما تخلق انطباعاً بأن الخطة غير دقيقة. وفي المرة القادمة، لن يثق العاملون في الموقع بالخطة، بل سيعتمدون أكثر على مكالمات الاستفسار عن المواعيد.
عندما نضغط على جميع الموردين بالتساوي، فإن الملتزمين بالمواعيد يشعرون بالإزعاج، أما المخالفون فتغمرهم القوائم. وبدون معدلات التنفيذ، يصبح الضغط بلا أولوية، بينما ترتفع تكاليف العلاقات بشكل كبير.
باستخدام معدلات التنفيذ، يمكن تعديل ثلاثة أمور:
- يحسب كل مورد للمواد توزيع عدد الأيام الملتزم بها والمتأخرة، ويُضاف تلقائياً هامش احتياطي أو خفض مستوى الالتزام حسب تاريخ الالتزام.
- بالنسبة للموردين الذين يقلون عن الحد الأدنى، يجب أن تشترط الطلبات الجديدة دفع مقدم أو تقليص كمية الطلب، ولا يكفي الاعتماد على طلب التعجيل.
- تعرض كمية المواد المتاحة في الخطة عمودين: «الالتزام» و«التعديل الإحصائي»، وتقبل الاجتماعات فقط العمود المعدل.
- تُعاد كتابة معدلات التنفيذ شهرياً لقياس أداء المشتريات، ولم تعد الثناءات الشفهية بديلاً عن البيانات.
يمكن لنظام XYN الرقمي الذكي أن يجعل من تسجيل استلام البضائع، وتواريخ الالتزام، وإحصاءات التأخير، أدوات قابلة للتكوين والتنسيق المشترك. ولكي تكون المواعيد موثوقة، يجب أولاً أن يتحدث التاريخ. فإذا لم يُدرج التاريخ في الخطة، ستظل المكالمات ترن إلى الأبد.
