La frase più familiare per i pianificatori è: “Arriverà sicuramente mercoledì prossimo”. Quando mercoledì non ci sono le merci, si sposta a venerdì, poi ancora alla settimana successiva. Le scadenze verbali sono quasi sempre ottimistiche: i fornitori devono accettare gli ordini, mentre l’acquisto deve rassicurare la produzione. L’ottimismo di entrambe le parti si sovrappone su una stessa richiesta di materiali, e così la carenza di materiale emerge proprio nel momento di massima attività.
Le promesse di consegna non sono affidabili: non perché tutti i fornitori mentano, ma perché non esiste un tasso di adempimento storico da utilizzare come correzione. Chi rispetta sempre i tempi, chi ritarda di due giorni, chi manca di puntualità solo nella stagione alta: queste informazioni dovrebbero essere inserite nel piano, non nelle emozioni.
Come le scadenze verbali possono distruggere la pianificazione
Il MRP viene elaborato sulla base della data promessa, mentre il reparto produttivo programma in base ai risultati dell’elaborazione. Appena la promessa viene rimandata, tutte le lavorazioni in corso, le collaborazioni esterne e gli straordinari vengono riprogrammati. Questa riprogrammazione consuma tempo e risorse umane, oltre a creare l’impressione che la pianificazione sia imprecisa. La volta successiva, sul campo, si darà ancora meno credito al piano e si darà più fiducia alle telefonate di sollecito.
Si sollecitano allo stesso modo tutti i fornitori: quelli puntuali finiscono per essere infastiditi, mentre quelli inadempienti vengono sommersi nell’elenco. Senza un tasso di adempimento, le sollecitazioni non hanno un obiettivo preciso, e il costo relazionale resta elevato.
Utilizzare il tasso di adempimento per modificare tre aspetti
- Per ogni fornitore di materiali si calcola la distribuzione dei giorni di puntualità e di ritardo, e la data promessa viene automaticamente arricchita con un margine di sicurezza o declassata.
- I fornitori che non raggiungono la soglia devono ricevere un pagamento anticipato oppure ridurre la quantità degli ordini; non basta ricorrere all’urgenza.
- Nella disponibilità pianificata vengono mostrate due colonne: “promessa” e “correzione statistica”; nelle riunioni si prende in considerazione solo la colonna della correzione.
- Il tasso di adempimento viene riportato mensilmente come indicatore delle prestazioni degli acquisti; le lodi verbali non possono più sostituire i dati.
Il sistema digitale di XYN consente di configurare e coordinare la registrazione delle consegne, delle date promesse e delle statistiche sui ritardi. Per rendere credibili le scadenze, bisogna far parlare i dati storici. Se i dati storici non entrano nel piano, le telefonate continueranno a suonare senza sosta.
