adalah “Pasti tiba Rabu depan”. Ketika hari Rabu tiba, barang masih belum ada, lalu diubah ke hari Jumat, kemudian lagi ke minggu depan. Janji waktu pengiriman secara lisan hampir selalu bersifat optimistis: pemasok ingin menerima pesanan, sementara bagian pembelian berusaha menenangkan bagian produksi. Optimisme dari kedua belah pihak ini saling bertumpuk pada satu daftar kebutuhan material, sehingga kekurangan bahan pun muncul tepat pada saat paling sibuk.
Janji waktu pengiriman yang tidak dapat dipercaya bukan karena semua pemasok berbohong, melainkan karena tidak ada indikator tingkat pemenuhan kontrak historis yang digunakan untuk melakukan koreksi. Siapa yang biasanya tepat waktu, siapa yang sering terlambat dua hari, dan siapa yang hanya ingkar janji pada musim ramai—semua hal ini seharusnya dicatat dalam perencanaan, bukan dalam emosi.
Bagaimana janji waktu pengiriman secara lisan dapat merusak perencanaan
MRP dijalankan berdasarkan tanggal janji, sementara lini produksi menjadwalkan produksi sesuai hasil tersebut. Begitu janji itu mengalami penyimpangan, semua pekerjaan dalam proses, kerja sama eksternal, serta lembur harus dijadwalkan ulang. Proses penjadwalan ulang itu sendiri memakan banyak waktu dan tenaga, sekaligus menimbulkan kesan bahwa “perencanaan tidak akurat”. Pada kunjungan berikutnya, pihak lapangan semakin tidak percaya pada perencanaan dan lebih mempercayai panggilan telepon untuk mendesak pengiriman.
Mendesak semua pemasok dengan cara yang sama; pemasok yang tepat waktu justru menjadi kesal karena terus-menerus didesak, sementara pemasok yang sering ingkar janji tenggelam dalam daftar. Tanpa adanya tingkat pemenuhan kontrak, upaya mendesak tidak memiliki prioritas, padahal biaya hubungan dengan pemasok justru sangat tinggi.
Menggunakan tingkat pemenuhan kontrak untuk memperbaiki tiga hal
- Setiap pemasok material menghitung distribusi jumlah hari tepat waktu dan keterlambatan; tanggal janji secara otomatis ditambah buffer atau diturunkan tingkatannya.
- Untuk pemasok yang berada di bawah ambang batas, pesanan baru wajib dibayar di muka atau dengan volume yang diperkecil; tidak bisa hanya mengandalkan permintaan mendesak.
- Dalam tampilan ketersediaan perencanaan, terdapat dua kolom: “janji” dan “koreksi statistik”; dalam rapat, hanya kolom koreksi yang diakui.
- Tingkat pemenuhan kontrak ditulis kembali setiap bulan sebagai penilaian kinerja pembelian; pujian lisan tidak lagi dapat menggantikan data.
Sistem digital XYN dapat membuat pencatatan penerimaan barang, tanggal janji, dan statistik keterlambatan menjadi kolaboratif dan dapat dikonfigurasi. Agar janji waktu pengiriman dapat dipercaya, pertama-tama biarkan data historis berbicara. Jika data historis tidak dimasukkan ke dalam perencanaan, telepon akan terus berdering tanpa henti.
