خسائر المنتجات منتهية الصلاحية نادراً ما تُعلن بشكل واضح؛ فهي تمر بهدوء: فالمنتجات الجديدة التي دخلت حديثاً تُباع أولاً، بينما تتجاوز الدفعات القديمة تاريخ الصلاحية، وعند الإبلاغ عن الخسارة يصبح من الصعب تحديد المسؤولية. إذا اقتصرت إدارة الأغذية والصناعات الكيميائية على الكميات دون الاهتمام بالدفعات وتواريخ الصلاحية، فسيبقى مبدأ أول من يخرج أولاً (FIFO) مجرد كلمات على الحائط. وغالباً ما تكون الخسائر الهادئة أكثر كلفة من حادث واحد، لأنها تمر دون إنذار، ولا يُكشف عنها إلا عند إجراء جرد نهاية العام.
تُنشأ الدفعات عند الاستلام، وتُسجل تواريخ الصلاحية عند الإدخال إلى المخزون، ويُقفل كل دفعة عند الشحن وفقاً للقواعد، ولا يُسمح لمن يقوم بال picking بـ"أخذ ما يناسبه".
FIFO هو مسألة مسح ضوئي وليس مجرد توعية
يوصي نظام WMS بتحديد المكان المناسب في المخزون بناءً على تاريخ الصلاحية أو وقت الإدخال، كما تُحدد مهمة الـpicking دفعة محددة. وللتجاوز بين الدفعات أسباب: طلب عميل لدفعة معينة، الحاجة إلى الفصل النوعي، أو حالات الطوارئ. ويُحتسب معدل التجاوز ضمن تقييم إدارة المخزون. كما يُقدَّم إنذار آلي قبل اقتراب المنتج من تاريخ انتهاء الصلاحية، ويُتبع إجراء محدد للترويج أو إعادة التوريد بدلاً من انتظار انتهاء الصلاحية.
- لا يُقبل إدخال أي منتج إلى مستودع المنتجات المؤهلة دون وجود تاريخ الإنتاج أو تاريخ الصلاحية.
- يُحظر خلط الدفعات، إلا إذا سمح بذلك الإجراء الفني وتم وضع علامة في النظام.
- يجب أن يُرفق رقم الدفعة عند الإبلاغ عن الخسارة، ويُمنع الاكتفاء بذكر الكمية فقط.
ينبع الهدوء من عدم القدرة على الرؤية
يربط نظام XYN الرقمي الدفعات وتواريخ الصلاحية وقواعد الشحن بمجريات المعاملات في المخزون، مما يجعل المنتجات القريبة من انتهاء الصلاحية تُحدث ضجيجاً. لا يخشى قطاعا الأغذية والصناعات الكيميائية الضجيج، بل يخشى السكون؛ فالسكون يعني أن القواعد لم تُدخل إلى نظام المسح الضوئي، بل ظهرت فقط في عروض تقديمية تدريبية.
يُختار مكان في المخزون لتفحص تاريخ صلاحية العلبة الموجودة في أعماقه؛ فإذا كان أقدم من الذي في المدخل، فهذا يعني أن مبدأ FIFO قد فشل، ويجب تعويض ذلك بدءاً من عملية المسح الضوئي عند الاستلام.
