Las pérdidas por caducidad rara vez generan gran alarma; son silenciosas: los lotes más recientes salen primero, mientras que los antiguos ya han superado su fecha de caducidad, y al momento de registrar la pérdida resulta imposible determinar quién tiene la responsabilidad. Si en los sectores alimenticio y químico solo se controla la cantidad sin atender a los lotes ni a las fechas de caducidad, el principio FIFO (primeros en entrar, primeros en salir) no pasa de ser un simple lema en la pared. Estas pérdidas discretas suelen resultar más costosas que un incidente grave, pues no hay alertas, sino únicamente una pérdida de inventario al cierre del año.
Los lotes se generan al recibir la mercancía, la fecha de caducidad se anota al ingresar al almacén, y al retirar se bloquea el lote según las reglas, sin permitir que el operador de picking “escoja lo que le convenga”.
FIFO es escaneo, no educación
El sistema WMS recomienda la ubicación de almacenamiento según la fecha de caducidad o el momento de entrada, y la tarea de picking especifica el lote correspondiente. Para saltar un lote se requiere una justificación: lote especificado por el cliente, separación por calidad o situación de emergencia. La tasa de salto de lotes forma parte de la evaluación del encargado del almacén. Se activa una alerta automática ante lotes próximos a caducar; promociones o devoluciones de suministro deben seguir un procedimiento establecido, en lugar de esperar a que caduquen.
- No se admite la entrada en el almacén de productos aptos para la venta sin fecha de producción ni fecha de caducidad.
- Está prohibida la mezcla de lotes, salvo que el proceso lo permita y esté debidamente registrado en el sistema.
- Al reportar una pérdida, debe indicarse el lote; está prohibido consignar únicamente la cantidad.
El silencio proviene de lo invisible
El sistema digital de XYN vincula los lotes, las fechas de caducidad y las reglas de salida con las operaciones de inventario; los lotes próximos a caducar suelen generar cierta inquietud. Los sectores alimenticio y químico no temen al ruido, sino al silencio. Este silencio significa que las normas no se han incorporado al proceso de escaneo, sino únicamente a presentaciones de capacitación.
Se puede inspeccionar una ubicación y comprobar la fecha de caducidad de la caja situada en el fondo. Si esta fecha es anterior a la del exterior, el principio FIFO ya ha fallado; habría que comenzar desde el escaneo al recibir la mercancía.
