بعد إطلاق الموافقة الإلكترونية ، لم تتضاءل قائمة التوقيعات للعديد من الشركات بل زادت: رؤساء الأقسام ، والقادة المسؤولين ، والشؤون المالية ، والشؤون القانونية ، والإدارة العامة. الجميع ينقر ، والجميع يشعر أنهم مجرد "يمر". والنتيجة هي أن الدورة تصبح أطول والمسؤوليات أكثر تنازلاً. عندما حدث خطأ ما ، وافق النظام جميعًا ، لكن المشهد قال إنهم لم يعرفوا ذلك في ذلك الوقت.
الهدف من تدفق الموافقة ليس إشراك الجميع ، ولكن السماح للشخص الذي يجب أن يتخذ القرار بالظهور عندما يحين الوقت. الأذونات والقواعد هي أكثر فائدة من إضافة عقدة.
ثلاثة أسباب لطول التوقيع
الأول هو عدم الثقة في المرؤوسين واستخدام التأشيرات بدلاً من التفويض. والثاني هو أن القواعد مكتوبة في النظام ولم يتم كتابتها في النظام ، ولا يمكن الاعتماد إلا على الناس للحكم على ما إذا كان سيتم التوقيع عليها. ثالثًا ، هناك العديد من الاستثناءات ، والمسارات الرئيسية موجودة بالاسم فقط. هذه الثلاثة ستحول OA إلى آلة صف.
تقصير المسار الطبيعي مع القواعد
قم أولاً بتقسيم الطلب إلى معايير واستثناءات. يأخذ المسار القياسي تلقائيًا أقصر سلسلة وفقًا للمبلغ والمنظمة ، على سبيل المثال ، تنتهي المصروفات ضمن حد مدير القسم على مستويين. الاستثناءات هي فقط لدخول القادة القانونيين أو المسؤولين: الميزانية الزائدة ، والموردون الجدد ، وانحراف العقد عن النموذج ، والمعاملات ذات الصلة. يتم تحويل النظام وفقًا للحقول ، بدلاً من السماح للمتقدمين بتخمين من يجب إضافته.
- نموذج التفويض مفتوح: من يمكنه المراجعة النهائية في حدود أي مبلغ وكتابته في النظام.
- الإشعار لا يعني الموافقة: يحتاج الأشخاص المطلعون إلى النسخ ولا تشغل العقدة.
- ترقية العمل الإضافي: يتم ذكر المستوى التالي تلقائيًا بعد SLA ، وتجنب قاع المجلد.
- يتم استرداد الاستثناءات بانتظام: نوع معين من الاستثناءات عالية التردد لمدة ثلاثة أشهر متتالية ، مما يشير إلى أنه يجب تغيير القاعدة الرئيسية.
قبل التذكير الذكي ، ارسم الحقوق والمسؤوليات بوضوح
يمكن للذكاء أن يحث ، ويحدد السداد المتكرر ، ويطالب بتجاوز الميزانية ، لكنه لا يمكن أن يحل محل التصميم المعتمد. يجمع نظام الذكاء الرقمي XYN بين الأذونات التنظيمية ومحركات العملية لجعل القواعد قابلة للتكوين والمسارات قابلة للتدقيق. لا تحتاج إدارة المؤسسة إلى مخطط انسيابي أطول ، ولكن اتخاذ قرارات عادية أقصر ، والاستثناءات أوضح.