Po uruchomieniu elektronicznego zatwierdzenia lista kontrasygnowanych wielu firm wzrosła zamiast maleć: szefów działów, liderów odpowiedzialnych, finansów, spraw prawnych i biura dyrektora generalnego. Wszyscy to wskazywali i wszyscy czuli, że po prostu „ przechodzą ”. Rezultatem są dłuższe cykle i bardziej rozproszone obowiązki. Kiedy coś poszło nie tak, system był pełen zgody, ale scena powiedziała, że wtedy nie było wiadomo.
Celem procesu zatwierdzania nie jest zaangażowanie wszystkich, ale pojawienie się osób, które powinny podjąć decyzję, kiedy powinny. Uprawnienia i reguły są bardziej przydatne niż dodawanie kolejnego węzła.
Trzy powody długiego podpisywania
Jednym jest nieufność podwładnych i zastąpienie autoryzacji kontrasygnem. Po drugie, zasady są zapisane w systemie, a nie w systemie, a ludzie mogą tylko ocenić, czy kontrasygnować. Po trzecie, istnieje zbyt wiele wyjątków, a główna ścieżka istnieje tylko z nazwy. Wszyscy trzej zmienią OA w maszynę do kolejkowania.
Skróć normalną ścieżkę za pomocą zasad
Najpierw podziel wniosek na kryteria i wyjątki. Standardowa ścieżka automatycznie podąża za najkrótszym łańcuchem według kwoty i organizacji, na przykład koszt w ramach limitu kierownika działu kończy się na dwóch poziomach. Wyjątki dotyczące wejścia do prawnego lub odpowiedzialnego przywództwa: przekroczenie budżetu, nowi dostawcy, odchylenie umowy od szablonu, powiązane transakcje. System zmienia się zgodnie z polem, zamiast pozwolić wnioskodawcy odgadnąć, kogo dodać.
- Formularz autoryzacji jest otwarty: kto może być ostateczny i wpisany do systemu w jakiej kwocie.
- Powiadomienie nie jest równe zatwierdzeniu: ci, którzy muszą wiedzieć, używają cc, nie zajmują węzłów.
- Uaktualnienie limitu czasu: przekrocz SLA i automatycznie podnieś następny poziom, aby uniknąć zatonięcia folderu.
- Okresowe wycofywanie wyjątków: Wysoka częstotliwość niektórych rodzajów wyjątków przez trzy kolejne miesiące wskazuje, że główna zasada powinna zostać zmieniona.
Przed inteligentnym namową wyciągnij jasno prawa i obowiązki.
Inteligentne organy mogą zachęcać, identyfikować zduplikowane zwroty kosztów i skłaniać do przekroczenia budżetu, ale nie mogą zastąpić projektu autoryzacji. System cyfrowej inteligencji XYN łączy uprawnienia organizacyjne i silniki procesów, aby konfigurować reguły i sprawdzać ścieżki. Zarządzanie biznesem nie chce dłuższych schematów blokowych, ale krótszych normalnych decyzji i wyraźniejszych wyjątków.