Nadat de elektronische goedkeuring was gelanceerd, nam de tegentekenlijst van veel bedrijven toe in plaats van af: afdelingshoofden, verantwoordelijke leiders, financiën, juridische zaken en algemeen directeur. Iedereen wees erop, en iedereen had het gevoel dat ze het gewoon "passeerden". Het resultaat zijn langere cycli en meer verspreide verantwoordelijkheden. Als er iets misging, was het systeem vol toestemming, maar de scène zei dat het op dat moment niet bekend was.
Het doel van het goedkeuringsproces is niet om iedereen erbij te betrekken, maar om de mensen die de beslissing moeten nemen te laten verschijnen wanneer ze zouden moeten. Machtigingen en regels zijn nuttiger dan het toevoegen van een ander knooppunt.
Drie redenen voor lange ondertekening
Een is om ondergeschikten te wantrouwen en autorisatie te vervangen door een tegenteken. Ten tweede zijn de regels in het systeem geschreven, niet in het systeem, en kunnen mensen alleen beoordelen of ze tegentekenen. Ten derde zijn er te veel uitzonderingen en bestaat het hoofdpad alleen in naam. Alle drie zullen OA in een wachtrij machine veranderen.
Verkort het normale pad met regels
Verdeel eerst de toepassing in criteria en uitzonderingen. Het standaardpad volgt automatisch de kortste keten naar bedrag en organisatie, bijvoorbeeld de kosten binnen het quotum van de afdelingsmanager eindigen op twee niveaus. Uitzonderingen om deel te nemen aan de wettelijke of verantwoordelijke leiding: overbudget, nieuwe leveranciers, contractafwijking van de sjabloon, gerelateerde transacties. Het systeem shunts volgens het veld, in plaats van de aanvrager te laten raden wie hij moet toevoegen.
- Het machtigingsformulier is open: wie kan definitief zijn en binnen welk bedrag in het systeem worden geschreven.
- Kennisgeving is niet gelijk aan goedkeuring: degenen die moeten weten, gebruiken cc, bezetten geen knooppunten.
- Time-out-upgrade: overschrijd SLA en verhoog automatisch het volgende niveau om te voorkomen dat de map zinkt.
- Periodieke intrekking van uitzonderingen: De hoge frequentie van bepaalde soorten uitzonderingen gedurende drie opeenvolgende maanden geeft aan dat de hoofdregel moet worden gewijzigd.
Teken vóór intelligent aandringen duidelijk de rechten en verantwoordelijkheden.
Slimme instanties kunnen aandringen, dubbele vergoedingen identificeren en een overbudget oproepen, maar ze kunnen het autorisatieontwerp niet vervangen. Het XYN digitale intelligentiesysteem stelt organisatorische machtigingen en procesengines samen om regels configureerbaar te maken en paden te controleren. Bedrijfsmanagement wil geen langere stroomdiagrammen, maar kortere normale beslissingen en duidelijkere uitzonderingen.