Aliran kelulusan semakin lama dan lebih lama: bagaimana menggunakan kuasa dan peraturan untuk membebaskan tandatangan dari manusia

Diterbitkan: 2024-06-14 Sumber: 许愿牛科技

Semakin banyak nod kelulusan tidak bermaksud risikonya menjadi lebih kecil, selalunya tidak ada yang berani menjadi yang utama. Gunakan jumlah, organisasi, dan jenis pengecualian untuk mengalihkan peraturan untuk memendekkan jalan normal dan membiarkan risiko sebenar tertumpu di hadapan orang yang harus dilihat.

Setelah kelulusan elektronik dilancarkan, senarai tandatangan banyak syarikat tidak menurun tetapi meningkat: ketua jabatan, pemimpin yang bertanggungjawab, kewangan, urusan undang-undang, dan pejabat pengurus besar, semua orang mengklik, dan semua orang merasakan bahawa mereka hanya "lulus." Hasilnya adalah bahawa kitaran menjadi lebih lama dan tanggungjawabnya semakin tersebar. Apabila ada yang tidak kena, semua sistem bersetuju, tetapi tempat kejadian mengatakan bahawa mereka tidak tahu pada masa itu.

Matlamat aliran persetujuan bukanlah untuk melibatkan semua orang, tetapi untuk membiarkan orang yang harus membuat keputusan muncul ketika tiba waktunya. Kebenaran dan peraturan lebih berguna daripada menambahkan nod.

Tiga sebab mengapa tanda mesyuarat menjadi lebih lama

Salah satunya ialah tidak mempercayai orang bawahan dan mengganti kebenaran dengan tanda tambah. Yang kedua adalah bahawa peraturan ditulis dalam sistem, tetapi tidak ditulis dalam sistem, dan hanya boleh bergantung pada orang untuk menilai apakah akan menandatangani. Ketiga, terdapat terlalu banyak pengecualian, dan jalan utama hanya wujud atas nama. Ketiga-tiga ini akan mengubah OA menjadi mesin beratur.

过长的会签让决策停在会议室
Ketibaan tidak bermaksud risiko dilihat. Banyak orang menandatangani, yang sering bermaksud bahawa tidak ada yang benar-benar melihatnya.

Memendekkan jalan biasa dengan peraturan

Pertama bahagikan aplikasi menjadi standard dan pengecualian. Jalan standard secara automatik mengambil pautan terpendek mengikut jumlah dan organisasi. Contohnya, kos dalam kuota pengurus jabatan berakhir pada dua tahap. Pengecualian hanya memasuki urusan undang-undang atau pemimpin yang bertanggungjawab: anggaran berlebihan, pembekal baru, templat penyimpangan kontrak, dan transaksi yang berkaitan. Sistem membahagikan mengikut bidang, dan bukannya membiarkan pemohon meneka siapa yang harus ditambahkan.

  • Pendedahan borang kebenaran: Siapa yang boleh membuat semakan terakhir dalam jumlah apa dan menulisnya ke dalam sistem.
  • Pemberitahuan tidak sama dengan persetujuan: orang yang tahu perlu menggunakan salinan untuk menghantarnya, bukan untuk mengambil simpul.
  • Peningkatan masa tamat: Melebihi SLA secara automatik menyebutkan tahap sebelumnya untuk mengelakkan folder tenggelam ke bawah.
  • Pengecualian ditarik secara berkala: Jenis pengecualian tertentu mempunyai frekuensi tinggi selama tiga bulan berturut-turut, yang menunjukkan bahawa peraturan utama harus diubah.
用规则把审批路径变短
Proses yang baik adalah seperti navigasi: jalan konvensional adalah yang terpendek, jalan yang tidak normal hanya memutar, dan setiap jalan memutar direkodkan.

Sebelum peringatan pintar, lukiskan hak dan tanggungjawab dengan jelas

Badan pintar dapat mendesak, mengenal pasti penggantian berulang, dan meminta anggaran berlebihan, tetapi tidak dapat menggantikan reka bentuk yang dibenarkan. Sistem kecerdasan digital XYN menyatukan pihak berkuasa organisasi dan mesin proses untuk menjadikan peraturan dapat dikonfigurasi dan jalan dapat diaudit. Apa yang diperlukan oleh pengurusan perniagaan bukanlah carta alir yang lebih panjang, tetapi keputusan normal yang lebih pendek dan tanggungjawab pengecualian yang lebih jelas.