Après le lancement de l'approbation électronique, la liste des signatures de nombreuses entreprises n'a pas diminué mais augmenté: les chefs de département, les dirigeants en charge, les finances, les affaires juridiques et le bureau général. Tout le monde cliente, et tout le monde sent qu'il «passe» juste. Le résultat est un cycle plus long et une responsabilité plus dispersée. En cas de problème, le système était tout d'accord, mais la scène a déclaré qu'elle ne le savait pas à l'époque.
Le but du flux d'approbation n'est pas de faire entrer tout le monde, mais de laisser la personne qui devrait prendre la décision apparaître quand elle devrait apparaître. Les autorisations et les règles sont plus utiles que d'ajouter un autre nœud.
Trois raisons pour lesquelles la signature devient plus longue
La première est de ne pas faire confiance aux subordonnés et d'utiliser la signature au lieu de l'autorisation. La seconde est que les règles sont écrites dans le système, et elles ne sont pas inscrites dans le système. Le troisième est qu'il y a trop d'exceptions et que la voie principale n'existe que de nom. Ces trois types transformeront l'OA en machine à files d'attente.
Raccourcir le chemin normal avec des règles
Commencez par diviser la demande en normes et exceptions. Le chemin standard prend automatiquement la chaîne la plus courte en fonction du montant et de l'organisation, comme la fin des dépenses dans le quota du chef de service. Les exceptions n'entrent que dans les affaires juridiques ou les dirigeants en charge: super budget, nouveaux fournisseurs, modèles de déviation de contrat, transactions connexes. Le système est divisé en fonction du champ, au lieu de laisser le demandeur deviner qui ajouter.
- Le formulaire d'autorisation est public: qui peut être finalisé dans quel montant est écrit dans le système.
- La notification ne signifie pas l'approbation: les personnes qui ont besoin de connaissances utilisent la copie et n'occupent pas les nœuds.
- Mise à niveau du délai d'attente: le SLA dépasse automatiquement le niveau supérieur pour éviter le fond du dossier.
- Retrait régulier des exceptions: certains types d'exceptions ont une fréquence élevée pendant trois mois consécutifs, indiquant que les règles principales devraient être modifiées.
Avant de demander intelligemment, dessinez d'abord les pouvoirs et les responsabilités
Le corps intelligent peut exhorter et identifier les remboursements répétés et inciter à dépasser le budget, mais il ne peut pas remplacer la conception autorisée. Le système d'intelligence numérique XYN rassemble l'autorité organisationnelle et le moteur de processus pour rendre les règles configurables et les chemins audibles. La gestion d'entreprise ne doit pas être un organigramme plus long, mais une prise de décision normale plus courte et une responsabilité exceptionnelle plus claire.