Sau khi phê duyệt điện tử được đưa vào hoạt động, danh sách ký kết của nhiều công ty không giảm mà còn tăng lên: trưởng bộ phận, lãnh đạo phụ trách, tài chính, pháp chế, tổng giám đốc, ai cũng bấm vào, ai cũng cảm thấy mình chỉ “sống sót”. Kết quả là chu kỳ trở nên dài hơn và trách nhiệm phân tán hơn. Khi sự cố xảy ra, hệ thống đều đồng ý, nhưng tại hiện trường cho biết lúc đó không biết.
Mục tiêu của luồng phê duyệt không phải là thu hút tất cả mọi người, mà là để những người nên đưa ra quyết định xuất hiện khi họ nên xuất hiện. Quyền và quy tắc hữu ích hơn nhiều so với việc thêm một nút.
Ba lý do khiến chữ ký dài hơn
Một là không tin tưởng cấp dưới và sử dụng visa thay vì ủy quyền. Thứ hai là các quy tắc được viết trong hệ thống, không được viết vào hệ thống, và chỉ có thể dựa vào mọi người để đánh giá xem họ có nên ký hay không. Thứ ba là có quá nhiều ngoại lệ, và con đường chính chỉ tồn tại trên danh nghĩa. Ba loại này sẽ biến OA thành máy xếp hàng.
Rút ngắn đường dẫn bình thường với các quy tắc
Đầu tiên hãy chia ứng dụng thành các tiêu chuẩn và ngoại lệ. Đường dẫn tiêu chuẩn tự động đi theo chuỗi ngắn nhất theo số tiền và tổ chức, chẳng hạn như chi phí trong hạn ngạch của người quản lý bộ phận kết thúc ở hai cấp độ. Các trường hợp ngoại lệ được đưa vào các vấn đề pháp lý hoặc lãnh đạo phụ trách: vượt quá ngân sách, nhà cung cấp mới, hợp đồng lệch khỏi khuôn mẫu và các giao dịch liên quan. Hệ thống chuyển hướng dựa trên các trường, thay vì để người nộp đơn đoán xem ai nên được thêm vào.
- Biểu mẫu ủy quyền được công khai: Ai có thể được xem xét lần cuối trong số tiền nào và được ghi vào hệ thống.
- Thông báo không có nghĩa là phê duyệt: những người biết cần sử dụng sao chép thay vì chiếm các nút.
- Nâng cấp hết thời gian: Hơn SLA tự động đề cập đến cấp độ trước đó, tránh các thư mục chìm xuống đáy.
- Các ngoại lệ được rút lại thường xuyên: một số loại ngoại lệ có tần suất cao trong ba tháng liên tiếp, cho thấy rằng các quy tắc chính nên được thay đổi.
Trước khi nhắc nhở thông minh, hãy vẽ rõ ràng quyền và trách nhiệm
Các cơ quan thông minh có thể thúc giục và xác định các khoản bồi hoàn lặp lại và nhắc nhở họ vượt quá ngân sách, nhưng họ không thể thay thế các thiết kế được ủy quyền. Hệ thống trí tuệ kỹ thuật số XYN đặt quyền tổ chức và công cụ quy trình lại với nhau để làm cho các quy tắc có thể cấu hình và đường dẫn có thể kiểm tra được. Những gì quản lý doanh nghiệp muốn không phải là một sơ đồ dài hơn, mà là một quyết định thông thường ngắn hơn và các trách nhiệm ngoại lệ rõ ràng hơn.