Depois que a aprovação eletrônica foi lançada, a lista de assinaturas de muitas empresas não diminuiu, mas aumentou: chefes de departamento, líderes responsáveis, finanças, assuntos jurídicos e administração geral. Todos podem clicar e todos sentem que estão apenas "passando". O resultado é um ciclo mais longo e responsabilidades mais dispersas. Se algo deu errado, o sistema estava totalmente acordado, mas a cena disse que não sabia.
O objetivo do fluxo de aprovação não é envolver todos, mas permitir que a pessoa que deve tomar a decisão apareça quando ela aparecer. Permissões e regras, mais úteis do que um nó adicional.
Três razões pelas quais a assinatura fica mais longa
Uma é não confiar nos subordinados e usar um sinal em vez de autorização. A segunda é que as regras estão escritas no sistema e não estão escritas no sistema. Terceiro, há muitas exceções e o caminho principal existe apenas no nome. Todos os três transformarão o OA em uma máquina de fila.
Encurte o caminho normal com regras
Primeiro, divida o aplicativo em critérios e exceções. O caminho padrão segue automaticamente a cadeia mais curta de acordo com o valor e a organização, por exemplo, a taxa dentro da cota do gerente de departamento termina em dois níveis. Exceções entram em assuntos jurídicos ou líderes responsáveis: excesso de orçamento, novos fornecedores, modelos de desvio de contrato, transações relacionadas. O sistema é dividido de acordo com os campos, em vez de permitir que os candidatos adivinhem quem adicionar.
- O formulário de autorização é aberto: quem está dentro do limite pode ser julgado e escrito no sistema.
- Notificação não significa aprovação: pessoas familiarizadas com o assunto precisam usar o CC e não ocupar o nó.
- Atualização de tempo limite: exceder o SLA automaticamente menciona o nível superior para evitar que a pasta afunde.
- Exceções são retiradas regularmente: certos tipos de exceções têm alta frequência por três meses consecutivos, indicando que a regra principal deve ser alterada.
Antes do lembrete inteligente, primeiro desenhe claramente os poderes e responsabilidades
O corpo inteligente pode instar, identificar reembolsos repetidos e solicitar orçamentos excessivos, mas não pode substituir o design autorizado. O sistema de inteligência matemática XYN reúne a autoridade organizacional e o mecanismo de processo para tornar as regras configuráveis e o caminho auditável. O que a gestão empresarial quer não é um fluxograma mais longo, mas uma decisão normal mais curta e uma responsabilidade de exceção mais clara.