تراقب الإدارة المركزية مخزون الموزعين؛ فبعضهم يبالغ في الضغط على المخزون، بينما يُبلغ البعض عن صفر مخزون لكنهم يبيعون بأسعار منخفضة في المقاطعات المجاورة. وعندما تُقدَّم شكاوى بشأن التهريب، يصرّ كل طرف على رأيه، ولا تستطيع إدارة اللوجستيات إلا أن تثبت خروج البضاعة من المستودع، دون أن تتمكن من إثبات أنها لم يكن ينبغي أن تكون في تلك المنطقة. وإذا اقتصر التنسيق عبر القنوات على المطالبة بتقارير أسبوعية، فلن يحل هذا الأمر. يجب أن تُحمل كل قطعة من البضائع معها دفعتها ومنطقة البيع المتاحة، حتى يمكن رؤية المخزون والتهريب معًا.
بدون دفعة، لا تعرف من يقوم بالتهريب. وبدون سياسة للمناطق، قد لا يُعدّ التهريب مخالفة أصلًا.
يجب مطابقة المخزون مع الدفعة
لا يجوز للموزعين الإبلاغ عن المخزون بإجمالي فقط؛ بل يجب الإبلاغ حسب الدفعة وتاريخ الصلاحية وموقع المخزون. فقد يتواجد الضغط على المخزون والنقص فيه في نفس الموزع وفي دفعات مختلفة. وعند إعادة التزويد من المقر، يتم الاستناد إلى العجز في الدفعة، وليس إلى قول أحدهم «ينقص المخزون». يمكن أن تكون وتيرة المطابقة أسبوعية، لكن مستوى التفصيل يجب أن يكون على مستوى الدفعة.
- يجب أن يحتوي أمر الشحن على منطقة البيع المتاحة والدفعة، ويمكن التحقق من ذلك عند المسح الضوئي.
- يؤدي البيع عبر المناطق إلى إطلاق تنبيه؛ إذ يتم تجميد الحوافز أولًا ثم إجراء التحقيق، لتجنب الخلافات اللاحقة.
- تُعطى الأولوية للتخلص من الدفعات قريبة الصلاحية، ويُمنع استخدام دفعات جديدة لإخفاء المخزون القديم.
- تُظهر بوابة الموزع فقط المناطق والمنتجات المخوّل لها، مما يقلل من ذرائع «عدم رؤية القواعد».
يجب أن تكون سياسة المناطق قابلة للتنفيذ
لا يكفي أن تُدرج السياسات في ملاحق العقود؛ بل يجب تحديد معايير للتحقق من الدخول والخروج: فلا يجوز إرسال هذه الدفعة إلى تلك المقاطعة. أما الاستثناءات فتُعالج عبر طلب رسمي مع تسجيل الموافقة. يضع نظام XYN الذكي مخزون الموزعين والدفعة وسياسة المناطق ضمن نظرة تنسيقية واحدة؛ فترى الإدارة المركزية مخزونًا قابلًا للتحقق، وليس جداول تتحدث كل منها عن رأيها. ومتى أصبح التنسيق قابلًا للتحقق، يتحول التهريب من «مشكلة سلوكية» إلى «مشكلة وثائق»، وعندها فقط يمكن علاج المشكلة.
ابدأ بتحديد الدفعة والمنطقة عند عملية الدخول والخروج، ثم تحدث عن الولاء للقنوات. فالولاء بلا وثائق كدعم أساسي يفقد قيمته أمام فارق الأسعار.
