Het hoofdkantoor bekijkt de voorraad van distributeurs: sommige drukken de voorraad kunstmatig op, anderen melden nul, terwijl ze toch tegen lage prijzen in buurlanden afzetten. Zodra er klachten over doorverkoop binnenkomen, houden de verkoopmedewerkers elk hun eigen standpunt vast, en kan de logistiek alleen bewijzen dat de goederen uit het magazijn zijn verzonden, maar niet dat ze niet in die specifieke regio hadden mogen verschijnen. Als channelcoördinatie zich beperkt tot het eisen van wekelijkse rapporten, zal dit probleem niet worden opgelost. Alleen als elke partij goederen met een bijbehorende batch en verkrijgbare regio wordt vervoerd, kunnen voorraad en doorverkoop tegelijkertijd worden geïdentificeerd.
Zonder batches weet je niet wie goederen doorverkoopt. Zonder regiobepalingen wordt doorverkoop zelfs niet als overtreding beschouwd.
De voorraad moet per batch worden gecontroleerd
Distributeurvoorraad mag niet alleen het totale aantal vermelden; er moeten details worden opgegeven over batches, houdbaarheid en locatie in het magazijn. Onderdrukking en tekorten kunnen gelijktijdig voorkomen in verschillende batches van dezelfde distributeur. Het hoofdkantoor herbevoorradt op basis van het gebrek per batch, niet op basis van “hij zegt dat er tekort is”. De frequentie van de afstemming mag wekelijks zijn, maar de gedetailleerde afstemming moet per batch gebeuren.
- De verzendbon bevat de verkrijgbare regio en de batch; scannen maakt verificatie mogelijk.
- Verkoop over regiogrenzen activeert een waarschuwing: eerst worden beloningen opgeschort en vervolgens wordt onderzocht, om achteraf geschil te voorkomen.
- Batches met een korte houdbaarheid worden eerst uitgeput; het is verboden om oude voorraad te verbergen met nieuwe batches.
- Het distributeurportaal toont alleen de regio’s en producten waarvoor hij bevoegd is, waardoor het excuus “ik zag de regels niet” wordt verminderd.
De regiobepalingen moeten uitvoerbaar zijn
Het is niet voldoende om beleid alleen in de contractbijlage op te nemen; er moet ook een controleprocedure voor in- en uitgaande goederen worden opgesteld: deze batch mag niet naar die provincie worden verzonden. Uitzonderingen dienen via een aanvraag te worden geregeld en duidelijk te worden goedgekeurd. Het digitale systeem van XYN brengt de voorraad van distributeurs, batches en regiobepalingen samen in één gezamenlijk overzicht; het hoofdkantoor ziet daarmee verifieerbare voorraad in plaats van losse, tegenstrijdige tabellen. Zodra coördinatie verifieerbaar is, verandert doorverkoop van een “probleem van de bedrijfscultuur” in een “documentatieprobleem”; alleen dan kan het probleem effectief worden aangepakt.
Schrijf eerst batches en regio’s in de in- en uitgaande goederen, en bespreek daarna de loyaliteit van het kanaal. Loyaliteit zonder ondersteunend documentatiebewijs valt ten prooi aan prijsverschillen.
