La sede central revisa el inventario de los distribuidores: algunos inflan artificialmente las cifras para presionar a la venta, mientras que otros declaran cero existencias pero venden a bajo precio en provincias vecinas. Cuando llegan las denuncias por desvío de mercancías, los vendedores se contradicen y la logística solo puede certificar que el producto salió del almacén, sin poder demostrar que no debía aparecer en esa zona. Si la coordinación entre canales se limita a exigir informes semanales, este problema no se resolverá. Cada unidad de mercancía debe llevar consigo el lote y la región de venta; solo así se podrán detectar simultáneamente el inventario y el desvío.
Sin lote, es imposible saber quién está revendiendo productos. Sin una estrategia regional, incluso el reventa podría no considerarse una infracción.
El inventario debe estar vinculado al lote.
Los distribuidores no deben reportar únicamente el total de existencias; deben especificar el lote, la fecha de caducidad y la ubicación en el almacén. Las situaciones de sobreabastecimiento y escasez pueden coexistir en distintos lotes de un mismo distribuidor. La reposición desde la sede debe atender las brechas de cada lote, y no basarse simplemente en “dice que falta”. La frecuencia de la conciliación puede ser semanal, pero su nivel de detalle debe ser el lote.
- Las órdenes de envío deben incluir la región de venta y el lote, y el escaneo del código permite verificarlos.
- Las ventas entre regiones activan una alerta: primero se bloquean los incentivos y luego se investiga, evitando disputas posteriores.
- Los lotes con fecha de caducidad próxima deben consumirse prioritariamente; está prohibido ocultar el inventario antiguo con nuevos lotes.
- El portal del distribuidor muestra únicamente las regiones y los productos para los que está autorizado, reduciendo así la excusa de “no ver las reglas”.
La estrategia regional debe ser ejecutable.
No basta con plasmar la política en el anexo del contrato; es necesario establecer controles de entrada y salida: este lote no puede enviarse a tal provincia. Las excepciones requieren solicitud y registro de aprobación. El sistema digital de XYN integra el inventario del distribuidor, los lotes y la estrategia regional en una misma vista colaborativa; así, la sede ve un inventario verificable, en lugar de tablas donde cada uno dice lo que quiere. Cuando la coordinación es verificable, el desvío deja de ser un “problema de cultura” y pasa a ser un “problema documental”; solo así se puede solucionar.
Primero se establecen los lotes y las regiones para la entrada y salida de mercancías; luego se habla de lealtad en el canal. Sin respaldo documental, la lealtad pierde efectividad ante las diferencias de precio.
