Ibu pejabat melihat stok pengedar; ada yang sengaja mengekalkan stok tinggi, ada pula yang melaporkan sifar tetapi menjual dengan harga rendah di negeri berhampiran. Apabila timbul aduan tentang penyelewengan stok, bahagian jualan masing-masing berpegang pada pendirian mereka, manakala logistik hanya dapat membuktikan bahawa barang telah dikeluarkan daripada gudang, tetapi tidak dapat membuktikan bahawa barang tersebut sepatutnya tidak berada di wilayah itu. Jika kerjasama saluran hanya menggesa laporan mingguan, masalah ini tidak dapat diselesaikan. Setiap unit barang perlu disertakan dengan kelompok dan wilayah jualannya supaya stok dan penyelewengan stok dapat dikesan serentak.
Tanpa kelompok, anda tidak tahu siapa yang sedang melakukan penyelewengan stok. Tanpa dasar wilayah, penyelewengan stok malah tidak dianggap sebagai pelanggaran.
Stok mesti diselaraskan mengikut kelompok
Stok pengedar tidak boleh hanya dilaporkan secara keseluruhan. Perlu dilaporkan mengikut kelompok, tarikh luput dan lokasi simpanan. Kekurangan stok dan kelebihan stok boleh wujud serentak dalam kelompok yang berbeza bagi pengedar yang sama. Pengisian semula stok oleh ibu pejabat hendaklah berdasarkan kekurangan mengikut kelompok, bukannya berdasarkan “dia kata kekurangan stok”. Frekuensi penyelarasan boleh mingguan, tetapi butiran penyelarasan mestilah mengikut kelompok.
- Borang penghantaran hendaklah menyertakan wilayah jualan dan kelompok, serta boleh disahkan melalui pengimbasan kod QR.
- Jualan merentasi wilayah akan mencetuskan amaran awal, dengan menggantung ganjaran terlebih dahulu sebelum siasatan dijalankan, bagi mengelakkan pertikaian selepas kejadian.
- Kelompok yang hampir tamat tempoh luput hendaklah didahulukan untuk dihabiskan, dan dilarang menggunakan kelompok baharu untuk menutupi stok lama.
- Portal pengedar hanya memaparkan wilayah dan produk yang diberi kuasa kepadanya, sekali gus mengurangkan alasan “tidak nampak peraturan”.
Dasar wilayah hendaklah boleh dilaksanakan
Menulis dasar dalam lampiran kontrak sahaja tidak mencukupi; perlu ditetapkan prosedur kawalan masuk dan keluar: kelompok ini tidak boleh dihantar ke negeri itu. Pengecualian hendaklah diajukan melalui permohonan dan mendapat kelulusan. Sistem digital XYN meletakkan stok pengedar, kelompok dan dasar wilayah dalam satu pandangan kerjasama yang sama; ibu pejabat dapat melihat stok yang boleh disahkan, bukannya hanya melihat borang-borang yang saling bertentangan. Apabila kerjasama menjadi boleh disahkan, penyelewengan stok berubah daripada “masalah budaya” kepada “masalah dokumen”, dan hanya masalah dokumen yang boleh diselesaikan.
Tulis dahulu kelompok dan wilayah pada proses masuk dan keluar, kemudian barulah bincangkan kesetiaan saluran. Kesetiaan tanpa asas dokumen akan hilang apabila berdepan dengan perbezaan harga.
