Centrala sprawdza stan magazynowy u dystrybutorów: niektórzy sztucznie zawyżają stan, inni podają zero, choć w sąsiednim prowincji sprzedają tanio. Gdy pojawiają się skargi na przekręcanie towarów, dział sprzedaży ma różne wersje, a logistyka potrafi jedynie potwierdzić, że towar opuścił magazyn, nie zaś, że nie powinien był znaleźć się w danym regionie. Jeśli współpraca kanałów ogranicza się do naglania do tygodniowych raportów, problemu nie rozwiąże. Aby jednocześnie widzieć stan magazynowy i przypadki przekręcania towarów, każdy towar musi posiadać informację o partii i obszarze, na którym może być sprzedawany.
Bez numeracji partii nie wiadomo, kto przekręca towary. Bez strategii regionalnej nawet przekręcanie nie jest uznawane za naruszenie.
Stan magazynowy musi być spójny z informacjami o partiach
Dystrybutorzy nie powinni podawać tylko łącznych danych magazynowych; należy precyzować informacje o partiach, terminach ważności oraz lokalizacji w magazynie. Zawyżanie stanów i niedobory mogą występować jednocześnie w różnych partiach u tego samego dystrybutora. Centrala dokonuje uzupełniania magazynu na podstawie deficytu poszczególnych partii, a nie na podstawie stwierdzenia „mamy niedobór”. Częstotliwość uzgadniania może być tygodniowa, ale granulacja uzgadniania musi być na poziomie partii.
- Dokument wysyłkowy zawiera informację o obszarze, na którym towar może być sprzedawany, oraz o partii; skanowanie kodu umożliwia weryfikację.
- Przekroczenie granic między regionami powoduje uruchomienie ostrzeżenia — najpierw blokujemy premie, a następnie przeprowadzamy dochodzenie, aby uniknąć późniejszych sporów.
- Partie z bliskim terminem ważności są preferowane do zużycia; zakazuje się ukrywania starego stanu magazynowego nowymi partiami.
- Portal dla dystrybutorów wyświetla wyłącznie przydzielone mu obszary i produkty, redukując preteksty związane z „brakiem przejrzystości zasad”.
Strategia regionalna musi być realistycznie wykonalna
Umieszczanie zasad w dodatkach do umów nie wystarcza; konieczne jest wprowadzenie kontroli przy wysyłce i przyjęciu towarów: ta partia nie może być wysłana do tej prowincji. Wyjątki podlegają procedurze wnioskowania i zostają zatwierdzone. System cyfrowy XYN integruje stan magazynowy dystrybutora, informacje o partiach i strategię regionalną w jednym wspólnym widoku; centrala widzi weryfikowalny stan magazynowy, a nie tylko tabelki z różnymi wersjami. Gdy współpraca staje się weryfikowalna, przekręcanie towarów przestaje być „problemem atmosfery” i staje się „problemem dokumentów”; dopiero takie problemy można skutecznie rozwiązać.
Najpierw ustalmy zasady dotyczące partii i regionów w procesie dostaw i odbiorów, a dopiero później rozmawiajmy o lojalności wobec kanałów. Bez solidnego podłoża w postaci dokumentów lojalność pogrąży się przed różnicą cen.
