Au siège, lorsqu’on consulte les stocks des distributeurs, on constate que certains gonflent artificiellement leurs volumes, tandis que d’autres annoncent zéro stock tout en écouler à bas prix des produits dans une province voisine. Dès qu’une plainte pour détournement de marchandises survient, les services commerciaux avancent des versions contradictoires, et la logistique ne peut prouver que le produit est sorti de l’entrepôt, mais pas qu’il n’aurait jamais dû se retrouver dans cette zone. Si la coordination des canaux se limite à demander des rapports hebdomadaires, cela ne résoudra pas le problème. Seul un suivi précis de chaque produit, avec son lot et sa zone de vente autorisée, permettra de repérer simultanément les écarts de stock et les mouvements illicites.
Sans identification par lot, impossible de savoir qui pratique le détournement. Sans stratégie régionale, ce détournement n’est même pas considéré comme une infraction.
Les stocks doivent être rapprochés au niveau du lot
Les distributeurs ne doivent pas se contenter de communiquer un total de stock ; ils doivent préciser le lot, la date de péremption et l’emplacement exact dans l’entrepôt. Des situations de surstockage et de pénurie peuvent coexister au sein d’un même distributeur, pour des lots différents. Lors des réapprovisionnements au siège, on s’appuie sur les écarts de lot, et non sur le simple fait « qu’il dit manquer de stock ». La fréquence des rapprochements peut être hebdomadaire, mais leur granularité doit être le lot.
- Les bons de sortie doivent mentionner la zone de vente autorisée et le lot, et la lecture du code-barres permet de vérifier ces informations.
- En cas de ventes interrégionales, une alerte est déclenchée : les primes sont d’abord gelées, puis une enquête est ouverte, afin d’éviter les disputes ultérieures.
- Les lots proches de leur date de péremption doivent être épuisés en priorité, et il est interdit d’utiliser de nouveaux lots pour masquer d’anciens stocks.
- Le portail du distributeur ne montre que les zones et les références pour lesquelles il est autorisé, réduisant ainsi les prétextes liés à l’« invisibilité des règles ».
La stratégie régionale doit être opérationnelle
Il ne suffit pas d’inscrire les politiques en annexe du contrat ; il faut également définir des procédures de contrôle à l’entrée et à la sortie : ce lot ne peut pas être expédié vers telle province. Les exceptions doivent faire l’objet d’une demande formelle, dont l’approbation doit être consignée. Le système numérique de XYN rassemble le stock des distributeurs, les lots et les stratégies régionales dans une même vue collaborative ; ainsi, le siège voit un stock vérifiable, plutôt que des tableaux où chacun avance ses propres chiffres. Dès lors que la coordination devient vérifiable, le détournement cesse d’être perçu comme un « problème de culture » pour devenir un « problème de documentation », et seul un tel problème peut être résolu.
Commencez par inscrire les lots et les zones dans les flux d’entrée et de sortie, avant d’aborder la loyauté des canaux. Sans une documentation solide, la loyauté s’efface face aux écarts de prix.
