เมื่อขาดวัสดุ ใช้วัสดุทดแทนมาชดเชย ซึ่งดูยืดหยุ่นในสถานการณ์จริง แต่เมื่อสิ้นเดือน ต้นทุนกลับแตกต่างไปมาก และไม่สามารถติดตามได้ว่าชุดไหนใช้วัสดุรอง อนุญาตให้ทดแทนเป็นกลยุทธ์ ส่วนการบันทึกการทดแทนเป็นระเบียบวินัย ในใบสั่งงานต้องระบุหมายเลขวัสดุทดแทน สัดส่วน และผู้อนุมัติ การทดแทนที่ไม่บันทึกเท่ากับว่ามี BOM สองชุดทำงานควบคู่กัน
สิ่งที่ประหยัดได้ด้วยความยืดหยุ่นคือเฉพาะวันนั้น แต่สิ่งที่ขาดทุนคือต้นทุนและชื่อเสียง ต้องคำนวณทั้งสองด้าน
การทดแทนเป็นข้อยกเว้นที่มีบัญชีอยู่
รายการทดแทนมีเงื่อนไข: ข้อกำหนด ผู้จัดจำหน่าย และสัดส่วนสูงสุด หากเกินสัดส่วนจะต้องยกระดับคุณภาพ การเบิกจ่ายวัสดุให้หักตามปริมาณที่ใช้จริง ขณะที่ต้นทุนให้คำนวณตามยอดที่ใช้จริง ข้อร้องเรียนจากลูกค้าให้ตรวจสอบบันทึกการทดแทนของล็อตนั้นก่อน
- ห้ามทดแทนแบบปากเปล่า และห้ามพนักงานคลังสินค้าแอบเปลี่ยนของเอง
- สัดส่วนควรบันทึกไว้ในเอกสารด้านคุณภาพ ไม่ใช่แค่เพื่อความสะดวกในการจัดซื้อเท่านั้น
- หากมีการทดแทนด้วยสัดส่วนสูงเป็นเวลานาน ควรกลับไปปรับปรุงเป็น BOM แบบเป็นทางการ
สัดส่วนสามารถตรวจสอบได้
ระบบดิจิทัลของ XYN บันทึกการทดแทนไว้บนใบสั่งงาน ทำให้สามารถตรวจสอบสัดส่วนและหมายเลขล็อตได้ การอนุญาตให้ทดแทนช่วยรักษากำหนดส่ง แต่การรักษากำหนดส่งไม่ใช่การรักษาความเงียบสงบ การทดแทนที่เงียบงันจะส่งผลให้เกิดปัญหาทั้งในด้านการตรวจสอบบัญชีและข้อร้องเรียนจากลูกค้าพร้อมกัน
ให้ดูว่าจำนวนครั้งของการทดแทนในเดือนนี้ที่ถูกบันทึกเข้าสู่ระบบมีเท่าไร ส่วนที่ยังไม่ได้บันทึก ให้หยุดการทดแทนแบบปากเปล่าก่อน แล้วค่อยหารือกลยุทธ์การขาดวัสดุต่อไป
