In caso di mancanza di materiale, si ricorre ai materiali sostitutivi, offrendo flessibilità sul campo. Tuttavia, a fine mese i costi risultano notevolmente diversi e non è possibile risalire a quale lotto abbia utilizzato materiali secondari. Consentire la sostituzione è una strategia, mentre registrare le sostituzioni è una disciplina. Nel lavoro d’ordine vanno indicati il numero del materiale sostitutivo, la relativa proporzione e la persona che ha approvato. Una sostituzione non registrata equivale a far funzionare contemporaneamente due diverse BOM.
La flessibilità e il risparmio riguardano solo il giorno stesso; ciò che si perde registrando è il costo e la reputazione. Bisogna tenere conto di entrambe le dimensioni.
La sostituzione rappresenta un’eccezione contabile.
L’elenco delle sostituzioni è soggetto a condizioni: specifiche, fornitori e proporzione massima. Se si supera la proporzione, la qualità viene elevata. Il rilascio dei materiali avviene secondo l’effettivo consumo, mentre i costi vengono calcolati sulla base dei dati effettivi. In caso di reclamo, occorre innanzitutto verificare la registrazione della sostituzione per quel lotto.
- È vietata la sostituzione verbale e il cambio privato da parte del magazziniere.
- Le proporzioni vengono inserite nei documenti di qualità, non solo per facilitare gli acquisti.
- Quando si registra una percentuale elevata di sostituzioni per lungo tempo, è opportuno tornare alla BOM ufficiale.
Le proporzioni sono verificabili.
Il sistema digitale di XYN registra le sostituzioni direttamente sulle schede di uso dei materiali, rendendo consultabili proporzioni e lotti. Consentire la sostituzione può salvaguardare i tempi di consegna, ma garantire i tempi di consegna non significa garantire il silenzio. Una sostituzione silenziosa finisce per far sentire i suoi effetti sia nella riconciliazione dei conti sia nei reclami dei clienti.
Occorre controllare quante volte, nel corso del mese, le sostituzioni sono state registrate nel sistema. Per quelle che non riescono a entrare, bisogna prima interrompere le sostituzioni verbali, poi discutere una strategia per affrontare la carenza di materiali.
