Rasio penggantian BOM: Mengizinkan penggantian tetapi tidak mencatatnya, baik biaya maupun kualitas akan menjadi tidak akurat

Ketika terjadi kekurangan bahan, bahan pengganti dapat digunakan sebagai pengganti, sehingga di lapangan terasa lebih fleksibel. Namun pada akhir bulan, selisih biaya menjadi sangat besar, dan keluhan pelanggan pun sulit dilacak untuk mengetahui batch mana yang menggunakan bahan pengganti. Mengizinkan penggantian adalah strategi, sedangkan mencatat penggantian adalah disiplin. Dalam work order harus dicatat nomor kode bahan pengganti, rasio, serta orang yang menyetujui. Penggantian yang tidak dicatat sama saja dengan menjalankan dua set BOM secara bersamaan.

Fleksibilitas yang dihemat hanyalah untuk hari itu saja. Kerugian dari tidak mencatat justru berupa biaya dan reputasi. Kedua aspek tersebut harus diperhitungkan.

Penggantian merupakan pengecualian yang harus dicatat dengan baik

Daftar penggantian dilengkapi dengan syarat: spesifikasi, pemasok, serta rasio maksimum. Jika rasio terlampaui, kualitas akan ditingkatkan. Pencabutan bahan dilakukan sesuai dengan jumlah yang sebenarnya, sementara perhitungan biaya dilakukan berdasarkan data aktual. Untuk keluhan pelanggan, pertama-tama periksa catatan penggantian pada batch tersebut.

Dilarang melakukan penggantian secara lisan, serta dilarang bagi petugas gudang untuk melakukan pertukaran secara pribadi.
Rasio dimasukkan ke dalam dokumen kualitas, bukan hanya untuk memudahkan proses pembelian.
Penggantian dengan rasio tinggi dalam jangka panjang sebaiknya dikembalikan ke BOM resmi.

Penggantian BOM yang tidak dicatat menyebabkan isolasi kualitas — Bahan yang digunakan sebagai pengganti, jika tidak dicatat dalam work order, maka biaya dan tanggung jawab akan menjadi tidak jelas. Saat dilakukan isolasi, pencocokan batch pun akan menjadi sulit.

Rasio dapat diaudit

Sistem digital XYN mencatat penggantian pada bagian bahan dalam work order, sehingga rasio dan batch dapat dengan mudah diperiksa. Mengizinkan penggantian dapat menjamin ketepatan waktu pengiriman, tetapi jaminan ketepatan waktu bukan berarti jaminan ketenangan. Penggantian yang diam-diam dilakukan justru akan menimbulkan masalah pada saat rekonsiliasi maupun saat menerima keluhan pelanggan.

Perhatikan berapa kali penggantian bulan ini telah dicatat dalam sistem. Untuk yang belum tercatat, pertama-tama hentikan penggantian secara lisan, lalu bahas strategi mengatasi kekurangan bahan.

Work order mencatat rasio dan batch bahan pengganti — Hanya dengan mencatat rasio dalam work order, biaya dan kualitas baru memiliki satu catatan yang sama. Jika rasio hanya disebutkan secara lisan, kedua catatan tersebut akan menjadi tidak akurat.