W przypadku braku materiałów stosuje się zamienniki, co daje pewną elastyczność na miejscu. Jednak pod koniec miesiąca różnica w kosztach jest znaczna, a reklamacje klientów nie pozwalają ustalić, z której partii pochodził zamiennik. Dopuszczenie zastępowania to strategia, natomiast dokumentowanie zastępowania to dyscyplina. W formularzu pracy należy spisać numer katalogowy zamiennika, proporcję oraz osobę zatwierdzającą. Niezarejestrowane zastępowanie oznacza, że jednocześnie działają dwie różne wersje BOM.
Elastyczność i oszczędności dotyczą tylko danego dnia; niedokumentowane straty dotyczą kosztów i reputacji. Należy uwzględnić obie strony.
Zastępowanie jest wyjątkiem, który wymaga prowadzenia ewidencji.
Lista zastępowania zawiera określone warunki: specyfikację, dostawcę oraz maksymalną proporcję. Przekroczenie tej proporcji skutkuje podwyższeniem standardu jakości. Wydawanie materiałów odbywa się według rzeczywistego zużycia, a koszty są aktualizowane na podstawie faktycznych danych. W przypadku reklamacji najpierw sprawdza się zapisy dotyczące danej partii zastosowanych zamienników.
- Zakazuje się zastępowania ustnego oraz prywatnego zamiany materiałów przez magazynierów.
- Proporcje są wprowadzane do dokumentów jakościowych, co ułatwia nie tylko proces zakupów.
- Długotrwałe zastępowanie w wysokich proporcjach powinno zostać przeanalizowane i przekształcone na oficjalny BOM.
Proporcje podlegają audytowi.
System cyfrowy XYN zapisuje informacje o zastępowaniu bezpośrednio w formularzu wykorzystania materiałów, dzięki czemu proporcje i partie są łatwo dostępne. Dopuszczenie zastępowania może zapewnić terminowość dostaw, jednak terminowość nie gwarantuje ciszy. Cicha forma zastępowania wywołuje problemy zarówno podczas rozliczeń, jak i w przypadku reklamacji.
Należy sprawdzić, ile zastępowania w tym miesiącu zostało wprowadzone do systemu. Te przypadki, które nie zostały zarejestrowane, powinny być najpierw wyłączone z ustnego zastępowania, a następnie omówione strategie zarządzania brakującymi materiałami.
