Bij materiaaltekort wordt een vervangend materiaal gebruikt, wat ter plaatse als flexibel wordt ervaren. Aan het einde van de maand wijkt de kostenspecificatie aanzienlijk af, en bij klachten is het moeilijk na te gaan welke batch met substituutmateriaal is geproduceerd. Toelaten van vervanging is een strategie; het registreren van vervanging is discipline. In het werkorder moeten het vervangende artikelnummer, de ratio en de goedkeurder worden vermeld. Niet-geregistreerde vervanging komt neer op twee BOM’s die gelijktijdig worden uitgevoerd.
Wat flexibiliteit bespaart, gaat ten koste van de dagelijkse kosten; wat niet wordt geregistreerd, kost uiteindelijk in termen van kosten en reputatie. Beide aspecten dienen in aanmerking te worden genomen.
Vervanging is een exceptionele situatie waarvoor een boekhouding bestaat.
De lijst met vervangende materialen is voorzien van voorwaarden: specificaties, leverancier en maximale ratio. Overschrijding van de ratio leidt tot een upgrade van de kwaliteit. Uitgifte van materialen gebeurt volgens de werkelijke hoeveelheid, terwijl de kosten worden berekend op basis van de werkelijke invoer. Bij klachten dient eerst de registratie van de betreffende batch met vervangend materiaal te worden nagekeken.
- Mondelinge vervanging is verboden; privaat ruilen door magazijnmedewerkers is eveneens verboden.
- De ratio wordt opgenomen in de kwaliteitsdocumentatie, wat niet alleen de inkoop vergemakkelijkt.
- Langdurige, hoge vervangingsratio’s dienen te worden herzien en terug te keren naar een formele BOM.
De ratio is controleerbaar.
Het digitale systeem van XYN noteert de vervanging op het werkorder voor het gebruikte materiaal; ratio en batch zijn raadpleegbaar. Toelaten van vervanging kan de levertijd garanderen, maar garanderen van levertijd betekent niet garanderen van stilte. Stille vervanging zal zowel bij de afstemming als bij klachten tegelijk resulteren in problemen.
Bekijk hoeveel vervangingsacties deze maand in het systeem zijn ingevoerd. Voor die acties die niet in het systeem zijn opgenomen, stop eerst de mondelinge vervanging en bespreek vervolgens de strategie voor materiaaltekorten.
