Mal eksikliği olduğunda yedek malzeme kullanılır; sahada bu esneklik hoş karşılanır. Ancak ay sonunda maliyet farkı büyük olur ve müşteri şikayetleri hangi partide yedek malzemenin kullanıldığını bulamaz. Yerine koymayı izin vermek bir stratejidir; yerine koymayı kaydetmek ise bir disiplindir. İş emrinde yedek malzeme numarası, oran ve onaylayan kişi açıkça belirtilmelidir. Kayıt dışı yerine koyma, aynı anda iki ayrı BOM’un çalışması demektir.
Esneklik ve tasarruf günlük süreçte sağlanır; ancak kayıt dışı bırakılan kayıplar maliyet ve itibar açısından ağır bedel ödetir. Her iki açıdan da hesap yapılmalıdır.
Yerine koyma, hesaplı bir istisnadır.
Yerine koyma listesi koşullara bağlıdır: teknik özellikler, tedarikçi ve maksimum oran. Oranın üzerindeki değişimlerde kalite seviyesi yükseltilir. Mal çıkışı fiili kullanım esasına göre yapılır; maliyet ise fiili kullanım üzerinden hesaplanır. Müşteri şikayetleri ilk olarak söz konusu partinin yerine koyma kayıtlarını inceler.
- Sözlü yerine koyma ve depo görevlisinin kişisel değişim yapması yasaktır.
- Oranlar kalite dosyalarına dahil edilir; yalnızca satın alma sürecinde kolaylık sağlamak için değil.
- Uzun süreli yüksek oranlı yerine koyma durumlarında resmi BOM’a geri dönülmesi gereklidir.
Oranlar denetlenebilir.
XYN dijital sistem, yerine koymayı iş emri malzemesine yazarak oran ve parti bilgilerini sorgulanabilir hale getirir. Yerine koymayı izin vermek teslimat süresini koruyabilir; ancak teslimat süresini korumak sessiz kalma garantisi değildir. Sessiz kalan yerine koyma, hem hesaplamalarda hem de müşteri şikayetlerinde aynı anda ses getirir.
Bu ay içinde kaç kez yerine koyma yapıldığını sisteme girip kontrol edin. Giriş yapamayanlar için önce sözlü değişim durdurulmalı; ardından mal eksikliği stratejisi görüşülmelidir.
