Khi thiếu nguyên liệu, dùng vật liệu thay thế để bù đắp; trên thực tế, điều này mang lại sự linh hoạt. Cuối tháng, chênh lệch chi phí khá lớn, đồng thời khó truy ra lô nào đã sử dụng nguyên liệu phụ. Cho phép thay thế là một chiến lược, còn ghi nhận thay thế là một quy tắc kỷ luật. Trong phiếu công việc cần ghi rõ mã số vật liệu thay thế, tỷ lệ và người phê duyệt. Thay thế mà không ghi nhận thì chẳng khác nào hai bộ BOM cùng vận hành song song.
Sự linh hoạt và tiết kiệm chỉ mang lại lợi ích trong ngày hôm đó. Còn những thiệt hại do không ghi nhận chính là chi phí và uy tín. Cần tính toán cả hai mặt.
Thay thế là một ngoại lệ có sổ sách quản lý
Danh sách thay thế có kèm theo các điều kiện: quy cách, nhà cung cấp, tỷ lệ tối đa. Nếu vượt quá tỷ lệ, chất lượng sẽ được nâng cấp. Xuất kho theo số lượng thực tế, còn chi phí thì tính theo số liệu thực tế. Khi có khiếu nại, trước hết cần tra cứu hồ sơ thay thế của lô đó.
- Cấm thay thế bằng lời nói, cấm nhân viên kho tự ý đổi hàng.
- Tỷ lệ được đưa vào tài liệu quản lý chất lượng, không chỉ giúp mua sắm thuận tiện hơn.
- Những trường hợp thay thế với tỷ lệ cao kéo dài cần xem xét chuyển về BOM chính thức.
Tỷ lệ có thể được kiểm toán
Hệ thống số hóa của XYN ghi nhận việc thay thế ngay trên phiếu công việc về nguyên liệu sử dụng, giúp dễ dàng tra cứu tỷ lệ và lô hàng. Cho phép thay thế có thể bảo đảm tiến độ giao hàng, nhưng bảo đảm tiến độ không đồng nghĩa với việc giữ im lặng. Những trường hợp thay thế “im lặng” sẽ khiến cả hai đầu—đối chiếu và khiếu nại—cùng vang lên tiếng động.
Hãy xem trong tháng này, bao nhiêu lần thay thế đã được nhập vào hệ thống. Đối với những trường hợp chưa nhập được, trước hết cần tạm dừng việc thay thế bằng lời nói, sau đó mới bàn đến chiến lược xử lý tình trạng thiếu nguyên liệu.
