عند نقص المواد، يتم استبدالها بمواد بديلة، مما يُظهر مرونة في الموقع. لكن في نهاية الشهر، تظهر فجوة كبيرة في التكلفة، ولا يمكن تتبع الشكاوى من العملاء إلى أي دفعة تم فيها استخدام مواد بديلة. السماح بالاستبدال هو استراتيجية، أما تسجيل الاستبدال فهو انضباط. يجب أن يُدوّن في أمر العمل رقم المادة البديلة، ونسبة الاستبدال، والشخص الذي صادق على ذلك. أما الاستبدال غير المسجّل، فهو بمثابة تشغيل نظاميّين لقوائم المواد (BOM) في الوقت نفسه.
المرونة التي توفرها هذه العملية تقتصر على اليوم الحالي فقط؛ أما الخسارة الناتجة عن عدم التسجيل فتتمثل في التكلفة والسمعة. يجب حساب الأمرين معًا.
الاستبدال هو استثناء يخضع للرقابة المحاسبية.
قائمة الاستبدال تشمل شروطًا: المواصفات، والمورّد، وأقصى نسبة مسموح بها. وفي حال تجاوز النسبة المحددة، يتم رفع مستوى الجودة. يتم خصم المواد الفعلية عند الإصدار، بينما تُحسب التكلفة بناءً على الكميات الفعلية. ولدى ظهور شكوى من العميل، يجب أولاً البحث في سجلات الاستبدال الخاصة بهذه الدفعة.
- يُمنع الاستبدال الشفهي، كما يُمنع قيام موظفي المستودعات بإجراء عمليات تبديل خاصة بهم.
- تُدرج نسب الاستبدال في وثائق الجودة، وليس فقط لتسهيل عملية الشراء.
- ينبغي إعادة النظر في الأنظمة الرسمية لقوائم المواد (BOM) في حال ارتفاع نسبة الاستبدال بشكل مستمر.
يمكن تدقيق نسب الاستبدال.
يُسجل نظام XYN الذكي الاستبدال ضمن بيانات المواد في أمر العمل، مما يجعل النسب والدفعات قابلة للاستعلام. السماح بالاستبدال يساعد على ضمان المواعيد النهائية، لكن ضمان المواعيد لا يعني ضمان الصمت. فالاستبدال الصامت سيُحدث أصداءً في كلٍّ من عمليات التسوية المالية وشكاوى العملاء.
يُنظر إلى عدد مرات الاستبدال خلال هذا الشهر ومدى إدراجها في النظام. أما تلك التي لا تُدرج، فيُوقف التعامل معها أولًا عبر الاستبدال الشفهي، ثم يُناقش بعد ذلك استراتيجية التعامل مع نقص المواد.
