Lorsqu’il y a pénurie de matériau, on remplace par un matériau de substitution ; sur le terrain, cela paraît assez souple. Mais à la fin du mois, l’écart de coût est considérable, et il est impossible de retracer quel lot a utilisé un matériau de substitution. Autoriser les substitutions relève d’une stratégie, tandis que consigner ces substitutions est une question de discipline. Les bons de travail doivent mentionner le numéro du matériau de substitution, la proportion ainsi que la personne ayant approuvé cette substitution. Une substitution non enregistrée revient à faire fonctionner simultanément deux BOM distinctes.
La souplesse permet d’économiser pour la journée même. Mais l’absence d’enregistrement se traduit par des pertes au niveau des coûts et de la réputation. Il faut prendre en compte les deux aspects.
La substitution constitue une exception comptable.
La liste des substitutions comporte des conditions : spécifications, fournisseur, proportion maximale. Au-delà de cette proportion, la qualité doit être relevée. Les livraisons se font selon les quantités effectivement prélevées, tandis que les coûts sont calculés sur la base des quantités réelles. En cas de réclamation client, il convient d’abord de vérifier les enregistrements des substitutions concernant ce lot.
- Les substitutions orales sont strictement interdites, tout comme les échanges privés effectués par le responsable de l’entrepôt.
- La proportion est inscrite dans le dossier qualité, ce qui facilite non seulement les achats.
- Lorsque la proportion de substitutions reste élevée sur une longue période, il est nécessaire de revenir à une BOM officielle.
La proportion est auditables.
Le système numérique de XYN inscrit les substitutions directement sur les fiches d’utilisation des matériaux du bon de travail, rendant ainsi la proportion et le lot consultables. Autoriser les substitutions peut garantir les délais de livraison, mais assurer les délais ne signifie pas assurer le silence. Les substitutions silencieuses finissent par se faire sentir à la fois lors des rapprochements comptables et des réclamations clients.
Il convient de vérifier combien de substitutions de ce mois ont été enregistrées dans le système. Pour celles qui n’y figurent pas, il faut d’abord suspendre les remplacements oraux, puis revoir la stratégie face aux pénuries de matières.
