जब सामग्री की कमी होती है, तो वैकल्पिक सामग्री का उपयोग करके इसे पूरा किया जाता है, जिससे कार्यस्थल पर लचीलापन महसूस होता है। महीने के अंत में लागत में काफी अंतर आ जाता है, और ग्राहक शिकायतों के बाद भी पता नहीं चलता कि किस बैच में वैकल्पिक सामग्री का उपयोग किया गया था। वैकल्पिक उपयोग की अनुमति एक रणनीति है, जबकि वैकल्पिक उपयोग का रिकॉर्ड रखना एक अनिवार्य नियम है। वर्कऑर्डर में वैकल्पिक सामग्री का कोड, अनुपात और अनुमोदन करने वाले का नाम लिखा जाना चाहिए। बिना रिकॉर्ड के वैकल्पिक उपयोग का मतलब है कि एक ही समय में दो अलग-अलग BOM चल रहे हैं।
लचीलापन से जो बचत होती है, वह केवल उस दिन की होती है। लेकिन बिना रिकॉर्ड के जो नुकसान होता है, वह लागत और प्रतिष्ठा के रूप में आता है। दोनों पक्षों का हिसाब रखना चाहिए।
वैकल्पिक उपयोग एक बिल्कुल अपवाद है जिसका अपना अकाउंट होता है।
वैकल्पिक उपयोग की सूची निश्चित शर्तों के साथ होती है: विनिर्देश, आपूर्तिकर्ता और अधिकतम अनुपात। अनुपात से अधिक होने पर गुणवत्ता को बढ़ाया जाता है। सामग्री जारी करते समय वास्तविक राशि के अनुसार काटा जाता है, जबकि लागत की गणना वास्तविक राशि के अनुसार ही की जाती है। ग्राहक शिकायतों के मामले में सबसे पहले उस बैच का वैकल्पिक उपयोग का रिकॉर्ड खोजा जाता है।
- मौखिक वैकल्पिक उपयोग और गोदाम प्रबंधक द्वारा निजी तौर पर सामग्री बदलने पर प्रतिबंध लगाया गया है।
- अनुपात को गुणवत्ता दस्तावेजों में शामिल किया जाता है, जिससे केवल खरीद के लिए ही सुविधा नहीं मिलती, बल्कि अन्य विभागों के लिए भी लाभदायक होता है।
- लंबे समय तक उच्च अनुपात वाले वैकल्पिक उपयोग के मामले में वापस जाकर वास्तविक BOM को संशोधित करना चाहिए।
अनुपात की जांच करना संभव है।
XYN का डिजिटल प्रणाली वैकल्पिक उपयोग को वर्कऑर्डर में दर्शाती है, जिससे अनुपात और बैच की जानकारी आसानी से उपलब्ध होती है। वैकल्पिक उपयोग की अनुमति से डिलीवरी की समय सीमा को बनाए रखा जा सकता है, लेकिन डिलीवरी की समय सीमा की गारंटी चुप्पी की गारंटी नहीं है। चुप्पी के साथ किए गए वैकल्पिक उपयोग का असर बिल्कुल दोनों तरफ से आता है—बिलिंग और ग्राहक शिकायतों के मामले में।
देखें कि इस महीने में कितने वैकल्पिक उपयोग को सिस्टम में दर्ज किया गया है। जो उपयोग इसमें दर्ज नहीं हो पाए हैं, उन्हें पहले मौखिक बदलाव पर रोक लगानी चाहिए, फिर वैकल्पिक सामग्री की रणनीति पर चर्चा करनी चाहिए।
