Apabila kekurangan bahan, bahan pengganti digunakan sebagai gantinya, memberikan fleksibiliti di tapak. Pada akhir bulan, terdapat perbezaan ketara dalam kos, malah aduan pelanggan pun sukar untuk mengesan kelompok mana yang menggunakan bahan sampingan. Membenarkan penggantian merupakan satu strategi, sementara merekodkan penggantian pula adalah disiplin. Borang kerja hendaklah mencatatkan nombor kod bahan pengganti, nisbah serta individu yang telah meluluskannya. Penggantian yang tidak direkodkan ibarat dua set BOM berjalan serentak.
Fleksibiliti yang dijimatkan hanyalah pada hari tersebut. Kekurangan daripada tidak merekodkan pula ialah kos dan reputasi. Kedua-dua aspek ini perlu dikira.
Penggantian merupakan pengecualian yang mempunyai rekod tersendiri
Senarai penggantian dilengkapi syarat-syarat tertentu: spesifikasi, pembekal, serta nisbah maksimum. Jika nisbah dilanggar, kualiti akan dinaik taraf. Pengeluaran bahan dijalankan mengikut jumlah sebenar, manakala kos pula dikira berdasarkan jumlah sebenar. Aduan pelanggan hendaklah terlebih dahulu merujuk kepada rekod penggantian bagi kelompok tersebut.
- Penggantian secara lisan dilarang, begitu juga pertukaran bahan secara sulit oleh pengurus stor.
- Nisbah dimasukkan ke dalam dokumen kualiti, bukan sekadar memudahkan urusan pembelian.
- Penggantian berbilang nisbah yang berterusan harus diteliti semula untuk menukar kepada BOM rasmi.
Nisbah boleh diaudit
Sistem digital XYN mencatatkan penggantian pada borang penggunaan bahan, membolehkan nisbah dan kelompok bahan dirujuk. Membenarkan penggantian dapat menjamin tarikh penghantaran, namun jaminan tarikh penghantaran bukanlah jaminan kesunyian. Penggantian yang diam-diam berlaku akan menimbulkan isu sama ada dalam penyelarasan akaun mahupun aduan pelanggan.
Lihat berapa kali penggantian bulan ini telah dimasukkan ke dalam sistem. Bagi yang belum dapat dimasukkan, mulakan dengan menghentikan penggantian secara lisan, kemudian bincangkan strategi mengatasi kekurangan bahan.
