Bei Materialmangel wird Ersatzmaterial eingesetzt, was vor Ort als flexibel empfunden wird. Am Monatsende weicht die Kostenkalkulation erheblich ab, und bei Kundenbeschwerden lässt sich nicht nachvollziehen, welche Charge mit Ersatzmaterial gefertigt wurde. Das Zulassen von Ersatz ist eine Strategie, das Dokumentieren von Ersatz jedoch eine Disziplin. Im Arbeitsauftrag sind Ersatzteilnummer, Ersatzanteil sowie der Genehmigungsverantwortliche festzuhalten. Ein nicht dokumentierter Ersatz entspricht praktisch dem gleichzeitigen Betrieb zweier BOM‑Versionen.
Flexibilität spart zwar den jeweiligen Tag, doch das Nichtdokumentieren kostet letztlich sowohl die Kosten als auch das Vertrauen. Beides muss berücksichtigt werden.
Ersatz ist eine buchhalterische Ausnahme.
Die Ersatzliste enthält Bedingungen: Spezifikationen, Lieferanten und maximaler Anteil. Bei Überschreitung des Anteils erfolgt eine Qualitätsaufwertung. Die Materialausgabe erfolgt nach tatsächlichem Verbrauch, die Kosten werden entsprechend aktualisiert. Bei Kundenbeschwerden ist zunächst die Ersatzhistorie dieser Charge zu prüfen.
- Mündliche Ersatzabstimmungen sowie private Umtauschen durch das Lagerpersonal sind untersagt.
- Der Anteil wird in die Qualitätsunterlagen eingearbeitet – nicht nur zur Beschaffungserleichterung.
- Langfristig hohe Ersatzanteile sollten auf die offizielle BOM zurückgeführt werden.
Der Anteil ist auditierbar.
Das digitale System von XYN Tech erfasst den Ersatz im Arbeitsauftrag; Anteil und Charge sind nachvollziehbar. Das Zulassen von Ersatz kann die Liefertermintreue sichern, doch Termintreue bedeutet nicht Stillschweigen. Stilles Ersatzverhalten schlägt gleichzeitig bei Abrechnungen und Kundenbeschwerden durch.
Prüfen Sie, wie viele Ersatzabstimmungen dieses Monat ins System eingepflegt wurden. Für jene, die nicht eingepflegt werden können, sind zunächst mündliche Ersatzabstimmungen auszusetzen, bevor über eine Strategie zum Umgang mit Materialmangel diskutiert wird.
