У разі нестачі матеріалів використовують замінники, що надає гнучкість на місці. Наприкінці місяця витрати значно відрізняються, а на скарги клієнтів неможливо відстежити, яка саме партія містила замінні матеріали. Дозвіл на заміну — це стратегія, а фіксація замін — це дисципліна. У робочому листі слід зазначати номер замінного матеріалу, коефіцієнт та особу, що погодила. Без документування заміна фактично означає одночасне функціонування двох версій BOM.
Гнучкість і економія стосуються лише поточного дня. Втрати через відсутність документації — це витрати та репутація. Потрібно враховувати обидва аспекти.
Заміна — це виняток, що має облік.
Список замінників має умови: специфікація, постачальник, максимальний коефіцієнт. При перевищенні коефіцієнта підвищується якість. Видача матеріалів здійснюється за фактичним відрахуванням, а витрати перераховуються за фактичними даними. У разі скарг клієнтів спочатку перевіряють записи про заміну для даної партії.
- Заборонено усні заміни та нелегальні заміни матеріалів зі складу.
- Коефіцієнти заносяться до документів з контролем якості, що полегшує не лише закупівлі.
- Довгострокові високі коефіцієнти заміни потребують повернення до формального BOM.
Коефіцієнти можуть бути перевірені.
Цифрові системи XYN фіксують заміну у робочих листах, де можна перевірити коефіцієнти та партії. Дозвіл на заміну допомагає забезпечити терміни поставки, проте забезпечення термінів — це не гарантія мовчання. Мовчазна заміна викликає проблеми одночасно при звірці та у скаргах клієнтів.
Перевіряйте, скільки замін за цей місяць було внесено до системи. Ті, що не потрапили, спочатку треба припинити усні заміни, а потім обговорити стратегію щодо нестачі матеріалів.
