Bộ phận mua sắm ép giá vận chuyển xuống, kho hàng nhận được hàng bị vỡ, bộ phận bán hàng đối mặt với khiếu nại của khách hàng. Cả ba bên đều có lý: giá thì đúng là thấp, hàng thì đúng là vỡ, khách hàng thì đúng là không thể chờ đợi. Nguyên nhân sâu xa là do việc so sánh giá chỉ tập trung vào yếu tố giá cả. Việc lựa chọn nhà vận chuyển phải đáp ứng nhiều mục tiêu: đảm bảo thời gian giao hàng, hạn chế tình trạng hư hỏng và mất mát, cân nhắc giá cả, đồng thời xem xét khả năng truy vết trong trường hợp xảy ra sự cố. Ba yếu tố này không cùng nằm trên một bảng điểm, nên trong công tác phân bổ đơn hàng hằng ngày, mọi thứ dễ bị chi phối bởi suy nghĩ “lần này rẻ hơn chút”.
Một bảng điểm không phải là mô hình phức tạp, mà là cách để mỗi lần lựa chọn đều nhìn thấy toàn bộ chi phí thực tế.
Cách sử dụng bảng điểm như thế nào?
Duy trì theo từng tuyến: cam kết thời gian giao hàng, tỷ lệ đúng giờ trong ba tháng gần nhất, tỷ lệ hư hỏng, đơn giá, thời gian phản hồi khiếu nại. Khi phân bổ đơn hàng, mặc định chọn phương án tổng thể tối ưu; trường hợp ngoại lệ cần ghi rõ nguyên nhân. Trong đấu thầu, cần áp dụng cùng một tiêu chuẩn chung, tránh tình trạng lúc đấu thầu chỉ nhìn vào giá cả, còn thường ngày lại dựa vào mối quan hệ.
- Hư hỏng được ghi nhận theo từng lô hàng và theo giá trị hàng hóa, nhằm ngăn chặn tình trạng những lô hàng nhỏ bị hư hỏng bị che khuất bởi con số trung bình.
- Thời gian giao hàng được tính từ lúc ký nhận, chứ không phải từ lúc “đã xuất xe”.
- Những tuyến liên tục không đạt tiêu chuẩn sẽ tự động bị giảm quyền hoặc bị loại bỏ, không cần phải chờ đến kỳ kiểm tra hằng năm.
Việc so sánh giá phải có khả năng tái hiện cho từng lô hàng.
Tại sao lô hàng này lại được giao cho đối tác kia? Trên bảng điểm cần ghi lại điểm số tại thời điểm đó. Như vậy, khi xảy ra tranh chấp, sẽ không còn phụ thuộc vào trí nhớ. Hệ thống số hóa của XYN ghi nhận thời gian giao hàng, tình trạng hư hỏng và chi phí lên từng tuyến vận chuyển của nhà cung cấp; việc so sánh giá và phân bổ đơn hàng đều sử dụng cùng một bộ dữ liệu. Chi phí logistics sẽ giảm, vì đã giảm được chi phí bồi thường cho các trường hợp hư hỏng và thời gian chờ rỗng, chứ không chỉ đơn thuần là tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Đưa ba cột thông tin vào một bảng điểm. Thiếu đi một cột, tổ chức sẽ bị “thu hoạch” ngay trên cột đó.
